Что делать, если потерял больничный лист: можно ли его восстановить? порядок действий, образец заявления на получение дубликата

Если гражданин находился в состоянии временной нетрудоспособности, то он должен будет получить за весь этот период выплаты от работодателя и из ФСС.  Однако для этого, а также чтобы подтвердить причину отсутствия на работе, требуется больничный лист.

Заявление о выдаче дубликата больничного листа

Если потерян больничный лист был самим его обладателем, то необходимо будет обратиться за дубликатом в то же самое медицинское учреждение, где был получен оригинал. Основанием для выдачи дубликата, помимо утери, может явиться также неправильное заполнение бланка, вследствие которого он был отклонён.

Но перед тем как обращаться в медицинское учреждение, необходимо взять на работе справку о том, что вы не предоставили больничный лист, также потребуется иметь с собой паспорт для подтверждения личности.

Затем, когда вы обратитесь за дубликатом, в больнице соберётся комиссия, чтобы решить ваш вопрос. Комиссии надлежит установить номер выданного пациенту листка нетрудоспособности, а также сведения, которые были в нём указаны. Каждый листок нетрудоспособности получает свой номер, заносящийся в базу данных, в результате чего его становится можно восстановить в полном объёме.

Когда это сделано, комиссия выносит решение о необходимости выдать дубликат, а собранные сведения передаются врачу в акте-протоколе, на основании которого он и выдаст дубликат.

Если бланк был не потерян, а испорчен, то его необходимо заменить. Испорченным, помимо механических повреждений, будет считаться и тот документ, в котором врач при заполнении допустил ошибки. Есть допустимая ошибка – не вполне верное указание места работы.

Дело в том, что такая ошибка не будет критичной для работодателя, ведь он может просто внести исправления самостоятельно, уже в своей части бланка. Но и здесь есть нюанс: одно дело, если это просто ошибка, и другое, если вместо настоящего работодателя указана иная организация, тоже зарегистрированная в ФСС.

Тогда необходимо обращаться за дубликатом – такая ошибка уже недопустима.

Получение дубликата

После того как врач будет иметь все нужные сведения для заполнения, он должен оформить дубликат.

Требования к его заполнению такие же, как и к изначальному документу, разница заключается в отсутствии необходимости переписывать все периоды продления больничного. Вместо этого, следует лишь обозначить даты его открытия и закрытия.

Можно как заполнять дубликат от руки, так и набирать на компьютере. Пустые ячейки для продлений необходимо зачеркнуть, а в графу «дубликат» поставить V.

После заполнения документа врач его подписывает и проставляет новую дату, также он подписывается врачебной комиссией, проверяющей, чтобы в этот раз не было никаких ошибок.

Дубликат можно далее использовать как полноценный документ, ничем не отличающийся от утерянного оригинала, и на его основании точно так же должны быть сделаны все необходимые выплаты.

Утрата больничного листа работодателем

Но что делать, если утерян оказался больничный лист по вине работодателя? Поскольку это произошло уже после регистрации документа, процедура будет отличаться от изложенной раньше. Нужно собрать на предприятии комиссию, которая займётся выяснением того, как именно и почему произошла потеря.

Требуется, чтобы больничные листы хранились в компании-работодателе минимум пять лет, и если комиссией установлено, что потеря произошла по вине предприятия, есть два основных варианта:

• либо виноват один из сотрудников;
• либо причиной стала чрезвычайная ситуация.

В первом случае предприятие выплачивает пострадавшему компенсацию, а виновный работник, в свою очередь, оплачивает понесённые предприятием из-за него расходы.

Во втором случае предприятие обращается в больницу за дубликатом. Основанием для обращения служит справка о произошедшем. Чрезвычайными происшествиям выступают пожары, наводнения и другие стихийные бедствия, аварии на предприятии – подтвердить, что случилось именно такого рода происшествие должен будет акт от специалиста в соответствующей сфере.

Отметим: если больничный лист был потерян по вине работодателя, но заменить его дубликатом по каким-либо причинам невозможно, сотрудник всё равно должен получить положенные ему выплаты на основании других документов.

Утрата документа медицинским учреждением

Если больничный лист потерян непосредственно в больнице по вине её сотрудников, то гражданину нужно написать заявление на выдачу дубликата, затем будет пройдена комиссия и документ выдадут.

Если же замена необходима по причине порчи бланка, следует выдать его вновь, но при этом чётко соблюдая все требования к заполнению. Стоит помнить следующее:

• Не допускается использование шариковой ручки для заполнения, в то время как капиллярные, гелевые и т.п. ручки применять можно.
• Чернила должны быть чёрного цвета.
• Записи делаются печатными буквами.
• Текст должен оставаться в пределах отведённых для него ячеек.
• Если в нём допущены ошибки, то необходимо составить новый документ.

На самом деле достаточно часто эти требования не соблюдаются, и ответственные сотрудники организации-работодателя не предъявляют по таким поводам претензий.

Но уж если потребовалось заменить документ из-за того, что он некорректно составлен, значит ответственные сотрудники, скорее всего, крайне требовательны к оформлению, и на этот случай нужно знать все эти правила, чтобы не пришлось переоформлять больничный лист и в третий раз.

Электронные бланки

Чтобы минимизировать риск потери больничного листа, в последние несколько лет вводятся электронные листы нетрудоспособности, получающие всё более широкое распространение.

Предполагается со временем целиком заменить ими бумажные, что позволит больше не возиться с восстановлением этого документа – ведь при необходимости, даже если электронная версия вдруг оказалась утеряна, всегда можно обратиться за её копией, причём необязательно даже в больницу, поскольку она отправляется также и в отделение ФСС. Не потребуются никакие комиссии и восстановление данных.

Для работодателя это тоже несёт сплошные плюсы – в первую очередь отпадает необходимость держать специальный архив, в котором будут положенный срок храниться бумаги, не нужно задействовать и оплачивать для этого сотрудников.

Подчеркнём, что электронный больничный имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант – никакой разницы в этом смысле нет, и он точно так же действителен при предъявлении, его точно так же необходимо оплатить.

Когда возможен отказ в получении дубликата

Хотя в большинстве ситуаций по законодательству гражданин сможет получить дубликат больничного листа при возникновении такой необходимости, а всё-таки есть и другие, в которых в его выдаче могут отказать.

Наиболее часто ситуация такого рода возникает, если оригинальный документ был потерян из-за халатности сотрудника, отвечающего за его хранение. Тогда именно ему и придётся платить компенсацию, поскольку оплата происходит из других источников, а не из средств ФСС, и дубликат больничного листа не понадобится.

Второй случай – отсутствие справки с места работы, которая бы подтвердила, что больничный лист не был уже получен.

В целом сам сотрудник, которому и был выдан документ, обычно не лишается положенных ему денег, даже если утрата произошла из-за него, но иногда приходится потерять время, чтобы восстановить документы. Потому стоит стараться не допускать потери, и изначально внимательно отнестись к заполнению документа.

Так, если вы знаете о строгости принимающих его в компании сотрудников, не стоит стесняться сделать замечание врачу, чтобы он привёл его оформление в соответствии с нормами. Ведь это именно вам затем при необходимости придётся терять время, чтобы исправить его.

Таким образом, если гражданин потерял больничный лист, действия будут различаться в зависимости от того, по чьей вине произошла потеря, но получить все положенные выплаты удастся, пусть для этого, скорее всего, потребуется провести оформление дубликата в больнице.

Образцы документов

Источник: http://ZnatokTruda.ru/bolnichnyj-list/uterjan/

Утеря больничного листа: чем грозит и что делать?

Больничный лист – важный документ, позволяющий сотруднику уйти в отпуск по причине временной потери трудоспособности, а также получить необходимые денежные выплаты. Но бывают ситуации, при которых в силу определенных обстоятельств этот документ теряется. Как же быть в таком случае?

Что делать, если сотрудник потерял больничный лист?

Если неприятность в виде утери листа нетрудоспособности все же случилась, необходимо незамедлительно предпринять меры по его восстановлению. Для этого нужно знать, куда обратиться и что делать, чтобы восстановить больничный лист.

Сперва сотрудник, утративший больничный лист, обязан обратиться в местную поликлинику или стационар. Именно в медучреждении выдается аналог больничного листа. Заверить его может только председатель медицинской комиссии или главврач.

Обратившийся сотрудник должен иметь при себе следующие документы, без которых получение копии осуществить будет невозможно:

• готовое заполненное заявление на выдачу нового больничного листа (дубликата);
• паспорт гражданина России.

В настоящее время уже не требуется предоставление справки с нынешнего места трудоустройства о том, что работнику не осуществлялись выплаты по временной утрате трудоспособности.

Процедура восстановления утерянного больничного по вине самого сотрудника такова:

1. Нужно взять у начальства заверенную его подписью справку о том, что больничный бланк не был предоставлен.
2. Сотрудник пишет заявление на выдачу дубликата и относит его в медучреждение вместе со справкой.
3. Оба этих документа относятся в поликлинику, в которой был оформлен оригинал больничного листа.
4. После рассмотрения предоставленных сотрудником документов в медучреждении собирается медкомиссия, которая рассматривает вопрос об удовлетворении запроса на выдачу копии.
5. После одобрения разрешение передается лечащему врачу, который проводит повторное оформление больничного бланка.

Оформление дубликата больничного листа, правила и сроки оформления

Чтобы восстановить больничный лист при его утере, необходимо заполнить бланк, соответствующий оригиналу.

При этом идентичность бланка не подразумевает аналогичность заполнения. В этом и есть основное различие копии и оригинала. Правила оформления дубликата таковы:

1. На бланке в правом верхнем углу ставится обозначение «Дубликат». Такую метку можно поставить либо штампом, либо написать прописью.
2. Что касается даты, то указывается время заполнения дубликата, а не время оформления оригинала.
3. Период больничного отпуска прописывается одной строкой в бланке копии.
4. «Первичный» и «Продолжение листка» – необходимые для заполнения поля в дубликате больничного листка.
5. В отличие от оригинала, в дубликате необходимо заполнять строки «Профессия врача» и «Фамилии представителей врачебной комиссии». Эти строки заверяются подписями членов комиссии.

Что касается сроков предоставления дубликата, то лично в руки сотруднику он выдается в течение дня с момента подачи заявления. А вот если заявление на замену оформлял руководитель, то здесь время может затянуться максимум на 7 дней.

Документальное подтверждение потери

Поскольку больничный лист – это документ, то и его потеря способна привести к неблагоприятным последствиям (конечно, если срок действия этого документа не истек – читайте подробнее о том, на какой период выдают больничный лист).

Потеря больничного – это серьезное нарушение, особенно если оно произошло по вине сотрудника бухгалтерии. После такого происшествия руководитель предприятия должен подписать приказ о создании комиссии по расследованию, которая выявит все факторы случившегося инцидента.

Комиссия документально оформит и заверит факт потери, а после проверки руководство передает запрос на оформление дубликата больничного в медицинское учреждение.

Что делать, если работодатель потерял больничный лист работника?

Случаются ситуации, когда больничный лист утерян руководителем компании. В этом случае созывается специальная комиссия, уполномоченная в рассмотрении сложившейся ситуации.

В том случае, если лист, подтверждающий временную нетрудоспособность, утерян вследствие непредвиденных ситуаций, будь то пожар, затопление, землетрясение и пр., руководством организации составляется протокол. В нем подробно описывается причина утери больничного документа, а после он передается в медучреждение для получения копии листа.

Помимо форс-мажорных ситуаций, лист может быть:

• утерян из-за невнимательности, халатности работников бухгалтерии, отдела кадров;
• испорчен во время заполнения вследствие допуска ошибок (дополнительно читайте о том, как исправить ошибку в больничном листе).

Утеря бланка сотрудника из-за халатности организации – это серьезное нарушение дисциплины. В этом случае медучреждение вправе отказать в предоставлении копии больничного листа. По этой причине страховые выплаты сотрудник не получит. Все убытки из-за своего халатного отношения к работе возместит сотрудник бухгалтерии или кадрового отдела, по чьей вине и произошла потеря.

Однако получить дубликат больничного листа сотрудник вправе до того момента, пока бухгалтерия не внесла соответствующие заметки в учете акта о временной нетрудоспособности. После этого копию сотруднику уже никто не предоставит.

Что делать, если больничный утерян медучреждением?

Если больничный лист утерян по вине сотрудников медицинского учреждения, то эта ситуация ни в коем случае не отменяет всех выплат, предназначенных по страховому случаю.

Также медучреждение обязано предоставить обратившемуся сотруднику копию утерянного больничного. Для этого сотрудник обязан предоставить сведения с места прохождения комиссии.

Больничный лист может быть не утерян, а испорчен при заполнении медицинским сотрудником. Тогда осуществляется повторное заполнение акта с соблюдением следующих требований:

• для заполнения полей нового бланка необходимо использовать только гелевую или перьевую ручку, но ни в коем случае не шариковую;
• допускается использование исключительно черных чернил;
• рукопись должна быть выполнена только печатным шрифтом, исключительно на русском языке;
• не допускается отступление за пределы отведенных полей, граф и ячеек;
• допущенные при написании фактические, грамматические ошибки портят заполняемый бюллетень и автоматически делают его недействительным.

Если медицинский работник, оформлявший больничный лист, сделал ошибку при заполнении, то бланк с ошибкой необходимо незамедлительно вернуть по месту заполнения. Это сэкономит время, поскольку не придется оформлять дубликат.

Потеря больничного листа в большинстве случаев не несет за собой серьезных последствий для работника. Переоформить и получить дубликат можно в довольно короткие сроки. А если такая неприятность произошла по вине нанимателя или медицинского работника, основную работу по получению дубликата возьмет на себя организация.

Источник: https://moyaidea.ru/chto-delat-esli-poteryal-bolnichnyj-list.html

Что делать, если потерян больничный лист: как восстановить листок нетрудоспособности, если виноват работодатель, работник?

Больничный лист — не только свидетельство о временной нетрудоспособности. Это ещё и денежная компенсация, которую легко потерять вместе с документом, дающим право на её получение.

Больничный может быть утерян работодателем или самим сотрудником. Процедура восстановления документа прописана законом, однако повторная выдача листа нетрудоспособности производится только при правильном оформлении всех справок.

Что делать, если утерян листок нетрудоспособности?

Прежде чем определить порядок действий в случае утери больничного свидетельства, стоит обратиться к законодательству.

В 2009 году правительством Российской Федерации были внесены изменения в Федеральный закон №255-ФЗ. Они касались вопросов обязательного медицинского страхования, а именно социальных пособий, включая компенсации по временной нетрудоспособности, которые должны обеспечиваться Фондом социального страхования (ФСС).

Важно! Чтобы получить денежные выплаты в полном объеме, нужно предъявить правильно оформленный больничный лист, который подтвердит наличие страхового случая.

Листок нетрудоспособности представляет собой голубой бланк со светло-желтыми полями. Буквы должны располагаться в пределах ячеек, не выходить за края. Слова заносятся печатным устройством или письменно заглавными буквами. Для этого используют чернила только чёрного цвета.

Врач не должен допускать ошибок и исправлений, иначе больному придется оформлять дубликат.

Если такой документ потерян, то необходимо повторно обратиться к врачу за выпиской дубликата. Порядок действий зависит от виновного лица. Потерять больничный может как работник, не донеся его до места службы, так и работодатель, например, бухгалтер в процессе вычислений пособия.

Задача работника – донести листок до работодателя и передать в бухгалтерию, далее за его сохранность несет ответственность лицо, получившее бумагу.

Можно ли восстановить листок?

• Поскольку правила оформления и выдачи листа нетрудоспособности регулируется законом, предусмотрен регламент восстановления документа, если он будет потерян.
• Восстановить утерянный или испорченный больничный лист можно у врача-терапевта или председателя медицинской комиссии.
• Что делать в случае пропажи, четко прописано в Приказе Министерства здравоохранения от августа 2007 года, который регламентирует порядок оформления дубликата.

Получение нового документа возможно, только в случае, если денежное пособие не выплачивалось. В иной ситуации повторная выдача документа не предусмотрена.

Медицинское учреждение вправе просить предъявления справки, которая подтвердит, что компенсация по страховому случаю не выплачена. Оформить соответствующий документ можно по месту работы.

Как поступить, если пропажа произошла по вине работодателя?

Если в утере больничного листа виноват работодатель, а документ не успели занести в книгу учёта в бухгалтерии, работник вправе обратиться за дубликатом в медицинское учреждение. Оформление документа пройдет по стандартным требованиям.

Если больничное свидетельство было зарегистрировано, после чего потеряно, работнику придется обратиться за помощью в соответствующую случаю комиссию. В первую очередь, она должна решить по чьей вине возникла сложившаяся ситуация. Причиной может стать: форс-мажор, халатность ответственных сотрудников, стихийные бедствия.

Важно! По закону организация обязана хранить больничные листы, подтверждающие нетрудоспособность 5 лет, поэтому работник, попавший в непростую историю, не обязан отвечать за ошибки ответственного лица.

Если в утрате или порче больничного листа виноват работодатель, согласно письму ФСС №15-03-11/12-7761 от 17.07.2013, специалист может рассчитывать на компенсацию по дубликату, а расходы компании вычитаются из зарплаты провинившегося лица.

Если в результате проверки сотрудник Фонда социального страхования обнаружит отсутствие зарегистрированного документа, расходы на больничные могут быть вычеркнуты.

Если виноват работник?

Если документ потерян по вине работника, ему следует обратиться в медицинское учреждение к участковому врачу или специалисту, который оформлял первоначальное больничное свидетельствование.

С собой необходимо иметь паспорт и справку от комиссии с места работы.

Справка должна быть составлена на бланке установленного образца, иметь две печати — прямоугольную и гербовую. Если документ будет составлен неверно, получить дубликат и последующие выплаты не удастся.

В справке должно быть указано полное название организации, обязательно с правовой формой. Справка заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. Требуется, чтобы в справке было указано, что первичный бланк строгой отчётности предъявлен не был.

После обращения собирается медицинская комиссия, которая принимает решение о выдаче нового больничного свидетельства. Для оформления дубликата необходим номер листа нетрудоспособности. Он заносится в единую базу и в амбулаторную карту пациента.

После положительного ответа со стороны медицинской комиссии и составления акта, работнику выдаётся дубликат больничного листа, где указываются все исходные данные.

Важно! На повторно выданном документе должно быть указано, что это дубликат. В больничный лист независимо от даты оформления, повторно записывается первоначальный оплачиваемый период.

Согласно действующему законодательству компенсации по дубликату производятся в полном объеме.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/bolnichnyj/dokumenty-bl/vosstanovlenie-pri-uteri.html