Срок хранения графика отпусков в организации: законодательство, правила и особенности

Одна из обязанностей работодателя в процессе построения взаимоотношений с сотрудниками заключается в оформлении отпусков. Но после того как работник ушел на отдых и вернулся с него, функционирование сопутствующих документов не прекращается.

Дело в том, что они подлежат хранению в организации в течение определенного временного периода. Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядки уничтожения бумаг – будет освещено в материале.

К таким явлениям относятся споры между работниками и работодателями, ошибочно внесенные данные в процессе оформления приказов, просчеты в ходе начисления выплат и т. д.

• Если численность персонала на предприятии велика, в момент составления графика на последующий календарный год у работников есть риск возникновения непониманий с начальством касательно очередности предоставления.
• Посредством устаревшего ГО можно получить объективное представление о том, какая картина складывалась в прошлом периоде, а также произвести аналитические и оценочные мероприятия, сравнив спланированный отпуск и тот, что был использован по факту.
• Наличие в стенах организации прошлогоднего образца дает возможность уполномоченным специалистам прогнозировать предстоящие периоды отдыха и строить планы относительно дальнейшей трудовой деятельности фирмы.
• Исходя из вышесказанного, можно отметить несколько случаев, в которых может потребоваться ГО в организации:

• необходимость наличия основы для формирования нового графика на предстоящий годовой период;
• формирование конфликтной ситуации между работодателем и сотрудником в связи с порядком использования служащим дней отдыха;
• обнаружение ошибочных данных в процессе утверждения приказов о предоставлении сотрудникам отпускных дней;
• неверное и нерациональное проведение расчета отпускных дней бухгалтерским отделом;
• планирование дней отдыха на предстоящий годовой период;
• анализ статистических данных по отношению к спланированным дням отдыха;
• осуществление проверки работы организации со стороны контролирующих государственных организаций.

Есть несколько вариантов, с помощью которых можно спланировать и организовать процесс хранения графика отпусков.

Стоит отметить, что ГО – локальный акт фирмы, включающий в себя даты, в которые работник сможет уйти на заслуженный отдых, и он будет оплачен работодателем. Утверждение ГО осуществляется силами главы предприятия на базе созданного приказа. Он формируется не позже чем за две календарных недели до начала нового года, что отображено в ст. 123 ТК РФ.

Законодатель не установил особых правил, по которым следует хранить этот документ. Но поскольку необходимо обеспечение соблюдения норм закона «О персональных данных» №152 от 27.07.2006 г.

, в ходе выбора места хранения документа требуется обеспечение абсолютной секретности файлов и целостности каждой бумаги.

Поэтому оригинал ГО, созданный в бумажной форме, может подлежать хранению:

• в помещении, принадлежащем отделу кадровой службы (обеспечить надежное место хранения можно в ящике из металла, сейфе, шкафу, который закрывается на ключ, и где производится хранение других кадровых бумаг особой важности);
• на полочках шкафов в комнатах, кабинетах и аудиториях, к которым доступ третьих лиц ограничен и производится исключительно на основании пропусков.

Целесообразнее всего для решения этой задачи использовать отдельную папку, в которой и будет размещаться основная документация (по файлам в соответствии с порядком хронологии).

Читайте так же:   Что значит отпуск без содержания

Допустимо размещение ГО за прошлый год в специальных папках, в которых находятся документы с аналогичным периодом хранения.

Когда срок хранения важной документации подходит к концу, она нуждается в проведении обязательной процедуры уничтожения. Иначе персональные сведения работников могут стать более доступными для посторонних лиц, а формирование оптимальных условий хранения может потребовать несения ненужных (лишних) расходов.

Утилизация устаревших бумаг в рамках предприятия осуществляется несколькими путями:

• уничтожение на специальном устройстве – шредере;
• измельчение в ручном режиме посредством разрезания;
• сжигание.

1. По окончании текущего года сотрудник, занимающий должность начальника службы кадров, занимается составлением описи бумаг, которые подлежат уничтожению.
2. В самом начале календарного года и по мере надобности руководящий специалист создает приказ о формировании комиссионного состава в связи с уничтожением документов.
3. Данная комиссия составляет акт, который обязуются подписать все члены группы, а затем документ сдается руководителю, чтобы тот поставил свой «автограф».
4. Бумага должна составляться в соответствии с общепринятыми правилами и нормами и содержать следующие сведения:

• название бумаги, которая подлежит мероприятиям по уничтожению;
• продолжительность хранения;
• способ, посредством которого будет происходить уничтожение.

За счет соблюдения необходимых норм и правил хранения работодатель может избежать всевозможных споров с работниками, связанных с правомерностью и соблюдением порядков очередности предоставления отдыха на последующий годовой период.

Предусмотренные сроки

Чтобы ответить на рассматриваемый вопрос и указать точные сроки хранения данного документа, следует обратиться к приказному документу Министерства культуры.

В рамках 693-го пункта этого документа определен временной период хранения документации, равный 1-му году. В соответствии с 3-м абзацем пунктом 1.4 начало отсчета стартует 1 января года, который наступает с момента истечения срока функционирования документа. Это правило распространяется на документы бумажного и электронного формата.

Утилизация допустима лишь с 1 января 2019 г. Временной период, на протяжении которого осуществляется хранение ГО, закрепляется в рамках Перечня типовых документов управленческого характера (архивных).

Читайте так же:   Как оплачивается учебный отпуск на работе в 2020 году

Их образование происходит в процессе деятельности государственных структур, госорганов, занимающихся местным управлением, предприятий другого типа.

Документ утвержден приказом Минкультуры №558.

Особых условий хранения ГО не предусматривает. Но следует принимать во внимание тот факт, что необходимо обеспечить документу должную защиту, чтобы персональные данные работников оставались в безопасности.

Такое правило четко и детально прописано в гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также в законе «О ПД» от 27 июля 2006 г. №152 ФЗ. В связи с представленным набором сведений стоит принимать во внимание факт закрытости доступа к документам особой важности и сохранности ГО в течение всего необходимо срока хранения.

Если работодателем, а точнее ответственным уполномоченным специалистом, были нарушены временные рамки хранения документа, ст.

Действующие приказы

В отношении отпускного законодательства правительством разработана внушительная база. она состоит из нескольких документов. Первый из них – Трудовой кодекс РФ.

1. Ст. 123 регламентирует сроки составления приказа со стороны руководителя организации.
2. Гл. 14 в целом регулирует порядки обеспечение конфиденциальности персональных данных сотрудников.
3. ФЗ№152 «О персональных данных» содержит нормы относительно хранения личных данных работников и предусматривает за их несоблюдение определенные меры наказания.
4. Приказ Минкультуры №558 содержит данные касательно сроков хранения ГО в стенах предприятий.

В каких случаях требуются документы

Исходя из сложившейся практики в отношении графиков отпусков, есть несколько реальных ситуаций, в которые могут потребоваться архивные документы.

1. Создание нового графика. Взяв старый документ, работодатель сможет осуществить сверку и назначить даты ухода на отдых в новом годовом периоде.
2. Разрешение конфликта. Если между сторонами трудового соглашения возникли недопонимания, решить их можно с помощью прежнего графика, чтобы справедливость восторжествовала.
3. Исправление ошибок. Если ранее нанимателем были допущены определенные ошибки, а затем выявлены кем-либо из сотрудников, решение вопроса допустимо с помощью архива.
4. Необходимость проведения перерасчета. Если бухгалтер допустил помарки и погрешности, он может обратиться к «старому» ГО, чтобы уточнить данные.
5. Проверка деятельности предприятия. Если в компанию явились представители контролирующих служб, они, вероятно, попросят предъявить этот документ как доказательство факта соблюдения законодательства.

• Таким образом, график отпусков на предприятии хранится в течение 1-го календарного кода, а затем утилизируется.
• Подробнее о работе с графиками отпусков смотрите ниже на видео.
•  

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/rezhim/otpusk/srok-xraneniya-grafika-otpuskov.html

Срок хранения графика отпусков в организации

Ежегодный трудовой отпуск наемного персонала в основном регламентируется графиком отпусков, который составляется на 1 год. Этот документ позволяет нанимателю планировать расходы на оплату труда и избежать одновременного отсутствия ключевых сотрудников.

Действует график отпусков в течение одного календарного года. Затем его нужно хранить определенное время. Им пользуются при определении очередности выхода в трудовой отпуск для составления графика на следующий год.

Кроме того, бухгалтерия или финансисты на основе этого документа создают резервы на оплату отпусков.

График отпусков может понадобиться и для разрешения каких-либо спорных ситуаций, например, в случае жалобы работника на отказ во внеочередном предоставлении трудового отпуска.

Срок хранения этого документа, в первую очередь, устанавливается законодательно (Приказ Минкульта № 558). В этом нормативном акте установлен срок хранения графика отпусков в 1 год.

Например, график отпусков на 2019 год прекращает свое действие 31 декабря. Соответственно, срок его дальнейшего хранения начинается с 1 января 2020 года. Следовательно, уничтожить этот документ можно только в 2021 году.

Компании могут самостоятельно установить более длительные сроки хранения графика отпусков.

При составлении внутренних документов организации, регламентирующих внутренний документооборот и сроки хранения документации, руководство компании может продлить сроки хранения документов. Делается это исходя из целесообразности их использования.

Такие сроки хранения распространяются и на графики отпусков созданные в электронном виде.

После того, как обязательная форма этого документа была отменена, появилась возможность создавать график отпусков и утверждать его в электронном виде.

Электронный документ можно использовать если:

• в компании существует электронный документооборот;
• все работники фирмы могут подтвердить (установленным во внутренних документах образом) ознакомление с этим документом;
• у работников и руководителей, которые согласовывают и утверждают график отпусков, есть квалифицированные цифровые подписи.

Хранение и уничтожение графика отпусков

Хранить график отпусков, как действующий, так и прошлогодний, нужно с соблюдением всех необходимых мер защиты, предусмотренных для кадровой документации.

Это связано с тем, что график отпусков содержит сведения, позволяющие идентифицировать конкретного человека (персональные данные). Поскольку разглашение такой информации может нанести вред ее владельцу, необходимо предпринимать особые меры по ее сохранности.

При использовании электронного графика отпусков на компьютер, где хранится этот документ, устанавливают дополнительные меры защиты.

По окончании сроков хранения документы уничтожают. Для этого приказом руководителя создается специальная комиссия (на разовой или постоянной основе). Она уполномочена производить уничтожение документов.

Комиссия делает это с составлением акта определенного образца. Документы на бумажном носителе уничтожают путем измельчения или сжигания. Электронные графики отпусков можно уничтожить путем стирания их с носителя информации, где они были записаны.

График отпусков действует в течение одного календарного года, затем его нужно сохранять на аналогичный срок. Вместе с тем, исходя из производственной необходимости, руководитель организации может увеличить срок хранения этого документа.

(40

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/srok-hraneniya-grafika-otpuskov.html

Срок хранения графика отпусков в организации | Загранник

Сроки хранение графика отпусков регламентированы законодательством. Узнайте, сколько нужно хранить график в 2019 году.

Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2018 году

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

Как рассчитать срок хранения графика отпусков

• За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
• С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
• С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Для чего производится хранение графика отпусков

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

• Таблица. Цель хранения бланка отпусков
• Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года
• Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков
• При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее.

Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.

При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха.

В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.

При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.

1. При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год.
2. Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.
3. При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год.
4. Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

Как и где хранится график отпусков

Сколько хранить графики отпусков указано в Перечне? Для хранения, таких документов оборудуют шкафы, сейфы или хранилища. Такие рекомендации приведены в правилах, которые утверждены приказом Министерства культуры России под № 526 от 31.03.2015 года.

Читать дальше  Почему в фильмах закрывают эмблемы автомобилей

Коммерческие организации должны хранить кадровые документы в запирающихся шкафах, чтобы обеспечить защиту от пыли, света, выгорания. Так как срок хранения графика отпусков относительно небольшой, передавать такой документ для архивного хранения нет необходимости.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет о правилах и сроках хранения документов в кадровой службе , об ответственности за допущенные нарушения. В статье вы найдете ответы на вопросы из практики, которые часто возникают у кадровиков при хранении документации.

Каким способом проводится уничтожение графика отпусков

Мы рассмотрели, сколько хранят график отпусков. По истечению календарного года документ подлежит хранению в течение одного года. Но просто выбросить его нельзя.

Бланки подлежат уничтожению, как и остальные кадровые документы, у которых истек срок годности. Стандартный способ уничтожения — измельчение вручную или разрезание на шредере.

При уничтожении документа необходимо составить акт. Если одновременно уничтожают и другие кадровые документы, срок действия которых истек, составляют опись всех документов и акт.

Читайте на сайте о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018-2019 годах установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива. Документ хранят в течение одного года после окончания срока его действия. Уничтожают стандартным способом с помощью измельчения вручную или на шредере.

Срок хранения графика отпусков в организации — важный временной показатель, от учета которого зависит эффективность делопроизводства и надлежащая организация трудовой деятельности. О том, каким образом и сколько хранятся графики отпусков в организации, подробно изложено в настоящей статье.

Сколько хранится график отпусков?

Скачать форму графика отпусков

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия. Исходя из положений абз. 3 п. 1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет.

Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Особенности и условия хранения графика отпусков

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Читать дальше  Опрессовка газовых труб в многоквартирном доме

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

Способы хранения графика отпусков

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

• в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
• на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедший год в папках с документами аналогичного срока хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Скачать форму приказа

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

• уничтожение на шредере;
• разрезание (измельчение) вручную;
• сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению.

В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.

Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

• наименование документа, подлежащего уничтожению;
• срок его хранения;
• способ уничтожения.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Сроки хранения графика отпусков в организации представляют собой промежуток времени, в течение которого график отпусков может находиться в делопроизводстве работодателя и не может быть уничтожен. Для того чтобы не нарушать законные нормы, работодатель должен знать требуемые сроки хранения графика отпусков.

Срок хранения

График отпусков – это обязательный кадровый документ, который должны составлять все работодатели. В нем содержится график, согласно которому сотрудники предприятия будут уходить отдыхать на следующий календарный год.

График отпусков должен быть утвержден работодателем при учете мнения профсоюза как минимум за две недели до начала года, на который он составляется (согласно ст. 123 Трудового кодекса).

Так, график отпусков на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98 .
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2010 году под №558.

Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.

Читать дальше  Расчет больничного при стаже менее 6 месяцев

Для чего следует хранить график отпусков

График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден. Но хранить данный документ необходимо по следующим причинам:

1. Для того чтобы составить на его основании новый график отпусков на следующий год.
2. На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска.
3. При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.
4. Для исправления ошибок бухгалтерии, которая неверно произвела расчет отпускных.
5. На случай плановой и внеплановой проверки контролирующими инстанциями.
6. Для анализа статистических данных о запланированных и фактически использованных отпусках.
7. Для устранения разногласий относительно очередности предоставления отпусков при существенной численности персонала.

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы, у которых истек срок хранения по закону, должны быть в обязательном порядке уничтожены. В противном случае сведения, которые в них содержатся, могут стать доступными посторонним, а обеспечение нужных условий хранения может потребовать дополнительных расходов для обеспечения растущих мест хранения документов.

Устаревшая документация подлежит уничтожению на шредере, ручному разрезанию или сжиганию.

В акте прописывается такая информация, как наименование уничтожаемого документа, сроки его хранения и способ уничтожения. Он составляется с учетом «Основных правил работы архивов организаций..», утвержденных Росархивом в 2002 году.

Таким образом, работодателю следует соблюдать установленные правила хранения графика отпусков. Это позволяет ему избежать привлечения к административной ответственности, спорных ситуаций с сотрудниками и оптимизировать процедуру планирования отдыха персонала на следующий год.

Порядок и сроки хранения действующего графика отпусков установлены в п. 692 Перечня типовых управленческих документов на 2018-2019 годы.

Срок хранения графика составляет один год, после чего его нельзя просто выбросить: документ должен быть уничтожен в установленном порядке вручную или на шредере.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

«>

Источник: http://zagranic.ru/2019/09/10/srok-hranenija-grafika-otpuskov-v-organizacii/

Срок хранения графика отпусков

Грамотный работодатель начинает работу заранее: создает удобную таблицу для отражения пожеланий работников о датах предстоящего отдыха, собирает данные, учитывает мнение руководителей структурных подразделений, пересечение дат отдыха ключевых сотрудников, специфику деятельности организации и нормы трудового законодательства.

Можно ли отменить график

Периоды отдыха сотрудников в течение календарного года утверждаются работодателем не позднее, чем за две недели до начала этого года (до 15 декабря), и после утверждения отмена графика отпусков невозможна, но возможно их дополнить или изменить, в зависимости от способа утверждения документа (визой руководителя или приказом организации).

Как делается дополнение к графику отпусков

Изменить заранее утвержденную таблицу формы Т-7 возможно как в случае приема на работу новых сотрудников, так и в случае мотивированного желания со стороны уже давно работающих.

Для этого сотрудник пишет заявление, на основании которого кадровик вносит изменения и дает пояснения в графе «Примечание».

Предоставление отпуска вне графика возможно только по соглашению работника и работодателя, либо в случаях, когда работодатель обязан предоставить выходные дни по заявлению работника .

• 1 год — если утверждается визой руководителя
• 5 лет — если утверждается приказом по организации

Какая статья ТК регулирует создание графика отпусков

В случае проверки Государственной Трудовой инспекцией. отсутствие данного документа расценивается как нарушение трудового законодательства и влечет наложение штрафа до 50 тыс. рублей.

Когда сотрудник уходит в отпуск по графику, его функционал, как правило, перераспределяется на остающихся работать коллег. Нужно соблюдать баланс этой нагрузки. Если вы следуете мушкетерскому принципу «один за всех» и отправляете в отпуск на майские весь отдел, то рискуете столкнуться с усталостью и выгоранием того «добровольца», кто был вынужден работать за семерых.

Кроме того, отпускные — это дополнительная финансовая нагрузка на организацию, которую надо планировать вместе с финансовым отделом.

Как делается дополнение к графику

График отпусков можно дополнять сведениями о новых сотрудниках, которым в соответствии с законодательством положены оплачиваемые дни отдыха.

Сведения можно добавить либо приказом (если график был утвержден приказом), написав фразу «включить в график отпусков на 2017 год ФИО, подразделение, должность, планируемые даты», либо утверждением отдельной формы Т-7, в которой будут указаны сведения о новом сотруднике, и которая будет иметь в своем наименовании фразу, что данный документ является дополнением к уже утвержденному.

Можно ли пойти вне графика

Несмотря на всю монументальность и универсальность предложенной схемы, существуют категории работников, которых работодатель обязан отпустить отдыхать по их заявлению. Отпуск вне графика предоставляется обязательно следующим категориям работников:

• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него ( статья 260 ТК РФ );
• сотрудники, супруги которых находятся в декретном по беременности и родам, независимо от времени их непрерывной работы у данного работодателя ( статья 123 ТК РФ );
• лица, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев ( статья 122 ТК РФ );
• работники моложе 18 лет ( статья 267 ТК РФ );
• работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого ( статья 125 ТК РФ );
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет ( статья 262.1 ТК РФ );
• родители (опекуны, попечители), сопровождающие ребенка в возрасте до 18 лет, который поступает в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности, если организация-работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности ( статья 322 ТК РФ )
• внешние совместители ( статья 286 ТК РФ );
• отдельные лица, участвовавшие в военных действиях или пострадавшие от них (подпункт 17 пункта 1 статьи 14, подпункт 4 пункта 2 статьи 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);

Источник: http://pravostoriya.ru/srok-hraneniya-grafika-otpuskov/

График отпусков: от утверждения до уничтожения · Энциклопедия начинающего предпринимателя

13:12, 29 октября 2013 5   13   6923

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика.

 При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно.

Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.
Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

• Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
• Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Знакомить ли работников с графиком?

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

• оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
• зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
• вывесить график отпусков в общедоступном месте,
• направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
• каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере),  а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/grafik-otpuskov-ot-utverzhdeniya-do-unichtozheniya/

Где хранить график отпусков

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Где хранить график отпусков». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Даст возможность проверить все данные по отдыху сотрудников, станет дополнительным источником информации.

Особых условий хранения ГО не предусматривает. Но следует принимать во внимание тот факт, что необходимо обеспечить документу должную защиту, чтобы персональные данные работников оставались в безопасности.

Можно ли отзывать сотрудников из отпуска?

Надо учитывать производственные нужды, пожелания работников, возможности из замены на время отсутствия и, конечно, требования закона.

График отпусков, наряду с приказом об их предоставлении и табелем учета рабочего времени, может рассматриваться как основание для предоставления и оплаты отпусков. Если такие графики отсутствуют или не соблюдаются работодателем, трудовая инспекция может квалифицировать его действия как нарушение трудового законодательства.

Срок хранения графика отпусков — один год. Это следует из п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558. Годовалый срок исчисляется с 1 января года, следующего за истекшим.

Выпустить распоряжение, обя­зы­ва­ю­щее начальников структурных под­раз­де­ле­ний подготовить и направить в отдел кадров информацию об от­пус­ках под­чи­нённых, чтобы оперативно под­го­тов­ить сводный гра­фи­к от­пус­ков.

Порядок уничтожения ГО имеет свои особенности. Так, простая утилизация документа (измельчение вручную или на шредере, сжигание и т. д.) не будет правомерной. Для уничтожения архивных документов необходимо участие специальной комиссии, которая занимается выборкой бумаг с истекшими сроками хранения. Порядок деятельности комиссии регулируется соответствующим приказом главы организации.

Если работодателем, а точнее ответственным уполномоченным специалистом, были нарушены временные рамки хранения документа, ст.

90 Трудового кодекса РФ предусматривает несение гражданской, административной и уголовной ответственности.

График отпусков составляется и согласовывается перед началом года. Порядок, описанный в нём, соблюдают трудящиеся и руководство. Правильно составленный график поддерживает работу непрерывную организации.

Если перенести отпуск, спланированный по графику, просит совместитель, работодатель не имеет права отказать ему.

Например, взяв 2-дневный кусочек отпуска с 9 января, можно получить полноценные каникулы длиной в 10 дней. Ведь с 1 по 8 длятся нерабочие праздники. Если соблюдены остальные правила, это можно сделать.

Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.

Важен не только срок хранения графика отпусков в организации, но и условия.

Они должны быть такими, чтобы персональные данные сотрудников были в должной мере защищены, как предписано главой 14 ТК РФ и законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Большинство организаций составляют отдельный лист для ознакомления сотрудников. Каждый из работников ставит подпись, что означает подтверждение факта изучения очерёдности отпусков. Форма документа может составляться на усмотрение руководства. Чаще всего имеет вид таблицы.

Хранение графика отпусков: сроки

В теории всё звучит довольно гладко, но вот на практике чётко соблюдать график получается только у 5—7% работодателей. Варианты необходимости внесения корректировок встречаются часто.

График отпусков можно дополнять сведениями о новых сотрудниках, которым в соответствии с законодательством положены оплачиваемые дни отдыха.

Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядок уничтожения, читайте в статье. Сколько хранится график отпусков Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени. Для разных бумаг предусмотрен свой период.

Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядок уничтожения, читайте в статье. Сколько хранится график отпусков Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени. Для разных бумаг предусмотрен свой период.

Этот документ позволяет нанимателю планировать расходы на оплату труда и избежать одновременного отсутствия ключевых сотрудников.

График отпусков 2018: срок хранения

Родитель (попечитель или опекун), который работает на Крайнем Севере или в приравненном к нему регионе, вправе требовать ежегодный отпуск в период, когда ему надо сопроводить несовершеннолетнего ребенка к месту поступления или учебы, если это находится в другой местности.

Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Таким образом, необходимо ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.

График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Где должен храниться график отпусков

Согласно абз. 3 п. 1.4 Перечня началом отсчета указанного периода принято считать 1 января года, наступающего после истечения срока действия ГО. Исходя из этого, ГО, принятый на 2017 год, будет храниться в организации на протяжении 2018 года. Уничтожить его можно будет только после наступления 01.01.2019.

Получается, что ГО, принятие которого произошло на 2017 г., будет храниться в фирме в течение всего 2018 г.

На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.

Периоды отдыха сотрудников в течение календарного года утверждаются работодателем не позднее, чем за две недели до начала этого года (до 15 декабря), и после утверждения отмена графика отпусков невозможна, но возможно их дополнить или изменить, в зависимости от способа утверждения документа (визой руководителя или приказом организации).

Особенности хранения графика отпусков

В случае проверки Государственной Трудовой инспекцией. отсутствие данного документа расценивается как нарушение трудового законодательства и влечет наложение штрафа до 50 тыс. рублей.

Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени. Для разных бумаг предусмотрен свой период. В частности, срок хранения графика отпусков определяется перечнем, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558.

Ежегодный оплачиваемый отпуск запретят делить на части, ведь период продолжительностью меньше 28 дней не дает полноценного физического и морального отдыха от работы.

Хранение и уничтожение графика отпусков

Если же работодатель вынужден вызвать сотрудника, то ему необходимо получить от работника письменное согласие. В заявлении работник указывает, что он обязуется использовать столько-то календарных дней, в другие даты. Далее оформляется приказ об отзыве в свободной форме. Сотрудник обязательно должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

По окончании сроков хранения документы уничтожают. Для этого приказом руководителя создается специальная комиссия (на разовой или постоянной основе). Она уполномочена производить уничтожение документов.

Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе и пр. Также, ваш коллективный договор (если он у вас есть, конечно) может устанавливать льготы некоторым категориям работников.

Хранить график отпусков, как действующий, так и прошлогодний, нужно с соблюдением всех необходимых мер защиты, предусмотренных для кадровой документации.

Однако если работодатель полагает, что этот документ пригодится в дальнейшей производственной деятельности компании, он может хранить его и дольше установленного срока при условии соблюдении секретности и правил сохранности. Такое действие не нарушает требования закона.

Также есть несколько статей ТК, по которым ряд тружеников имеют льготы при распределении отпусков. Далее расскажем об этом подробнее.

П. 19 вышеуказанного Перечня определяет, каков срок хранения графика отпусков, являющегося приложением к приказу. Так, по общему правилу приказы, касающиеся личного состава, и приложения к ним подлежат хранению в течение 75 лет.

Цели хранения графика отпусков

К планируемой продолжительности отпуска целесообразно добавить неиспользованные работником в предыдущем периоде дни отпуска.

При составлении внутренних документов организации, регламентирующих внутренний документооборот и сроки хранения документации, руководство компании может продлить сроки хранения документов. Делается это исходя из целесообразности их использования.
Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения.

Источник: https://kupicomics.ru/finansovye-pretenzii/1394-gde-khranit-grafik-otpuskov.html

Срок хранения графика отпусков в организации

Сколько нужно хранить график отпусков?

Их нужно хранить только пять лет. , и сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить .

• Такой вывод следует из пунктов , Перечня, утвержденного .
• Более подробно о вы можете узнать в статье.
• Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник , обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т.

п.).

Сколько хранить график отпусков

1. Подробнее об этой инициативе депутатов и о том, когда примут закон, читайте в журнале «Справочник кадровика».
2. В принципе, юридической силы график отпусков лишается уже по завершении календарного года, на который он составлялся.

3. И руководствоваться им ни одна сторона трудового соглашения уже не будет. Однако на любом предприятии может возникнуть непредвиденная ситуация:

1. неверный , выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

2. ;
3. ошибка при составлении приказа о предоставлении отпусков;

Чтобы разрешить проблемную ситуацию, можно посмотреть старый график.

Кроме того, он позволяет получить объективную картину отдыха сотрудников в прошлом году, сравнить разницу между запланированными и реально отгулянными отпусками и спрогнозировать предпочтения работников на будущий период.

Что, в свою очередь, поможет лучшему планированию трудовых процессов в организации.

Срок хранения графика отпусков

Сведения можно добавить либо приказом (если график был утвержден приказом), написав фразу «включить в график отпусков на 2017 год ФИО, подразделение, должность, планируемые даты», либо утверждением отдельной формы Т-7, в которой будут указаны сведения о новом сотруднике, и которая будет иметь в своем наименовании фразу, что данный документ является дополнением к уже утвержденному.

Несмотря на всю монументальность и универсальность предложенной схемы, существуют категории работников, которых работодатель обязан отпустить отдыхать по их заявлению.

Отпуск вне графика предоставляется обязательно следующим категориям работников: женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него ( статья 260 ТК РФ ); сотрудники, супруги которых находятся в декретном по беременности и родам, независимо от времени их непрерывной работы у данного работодателя ( статья 123 ТК РФ );

Срок хранения графика отпусков

Сведения можно добавить либо приказом (если график был утвержден приказом), написав фразу «включить в график отпусков на 2017 год ФИО, подразделение, должность, планируемые даты», либо утверждением отдельной формы Т-7, в которой будут указаны сведения о новом сотруднике, и которая будет иметь в своем наименовании фразу, что данный документ является дополнением к уже утвержденному. Несмотря на всю монументальность и универсальность предложенной схемы, существуют категории работников, которых работодатель обязан отпустить отдыхать по их заявлению.

Отпуск вне графика предоставляется обязательно следующим категориям работников: женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него ( статья 260 ТК РФ ); сотрудники, супруги которых находятся в декретном по беременности и родам, независимо от времени их непрерывной работы у данного работодателя ( статья 123 ТК РФ );

Порядок, сроки и особенности хранения графика отпусков в организации по истечении срока его действия

Это значит, что график отпусков на 2020 год можно будет уничтожить не ранее 1 января 2020 года. Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к , несколько отличаются.

Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о , ежегодных днях отдыха, подлежит хранению в течение 5 лет. График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден.

На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска. При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.

Каков срок хранения графика отпусков в организации?

• Утверждение ГО осуществляется силами главы предприятия на базе созданного приказа.
• Поэтому оригинал ГО, созданный в бумажной форме, может подлежать хранению: в помещении, принадлежащем отделу кадровой службы (обеспечить надежное место хранения можно в ящике из металла, сейфе, шкафу, который закрывается на ключ, и где производится хранение других кадровых бумаг особой важности); на полочках шкафов в комнатах, кабинетах и аудиториях, к которым доступ третьих лиц ограничен и производится исключительно на основании пропусков.

Хранение графика отпусков: сроки

Например:

1. Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ). А также их мужья в этот период (ст. 123 ТК РФ).
2. Лица, работающие по совместительству(ст. 286 ТК РФ).
3. Супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск одновременно с супругом-военнослужащим (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»).
4. Сотрудники, которые усыновили ребёнка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
5. Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ).

В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября.

Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.Используется установленный бланк формы Т-7:

Компания Ребус

Цели хранения графика отпусков В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 1 года? Например:

1. в случае проверки деятельности организации государственными органами.
2. при неправильном расчете отпускных бухгалтерией;
3. для составления на его основе нового ГО на предстоящий год;
4. в случае выявления ошибок при утверждении приказов о предоставлении работникам дней отдыха;
5. при возникновении конфликта между работодателем и работником по поводу порядка использования последним его дней отдыха, в том числе в случае самовольного ухода работника в отпуск;
6. с целью анализа статистики в отношении спланированных дней отдыха работников и дней, которые были использованы ими по факту;
7. для планирования дней отдыха на будущий год;

Чтобы ответить на рассматриваемый

В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения.

Хранение графика отпусков: сроки

Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации. При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха.

В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года. При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

Все организации должны хранить документы по личному составу (ч.

Он составляет 1 год. Однако необходимо учитывать, что срок хранения графика отпусков – 1 год после прекращения его действия. Такой вывод можно сделать на основе положений п.

2.11 указаний по применению перечня, который утвержден Главархивом СССР 15.08.1988. Помимо обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает крайний срок, когда документ должен быть обязательно утвержден.

В соответствии с трудовым законодательством график на 2020 год нужно успеть подготовить до 18 декабря 2017 года.

Каков срок хранения графика отпусков в организации?

Источник: http://mkasrostov.ru/srok-hranenija-grafika-otpuskov-v-organizacii-90309/