Основной задачей сотрудника отдела кадров любой организации является своевременное, а главное, правильное ведение личных дел каждого из работников и внесение в них изменений. Для этого сотрудник отдела кадров должен обладать большим спектром знаний в той или иной области трудовых взаимоотношений и ориентироваться в нормативно правовых актах, как давно действующих, так и недавно принятых.
Самым важным документом в сфере трудовых взаимоотношений между работником и работодателем помимо договора труда является трудовая книжка. И не важно — трудовая книжка директора или простого работника. Именно в ней содержится вся необходимая информация, которая касается стажа работника, даты увольнения с предыдущего места работы, даты принятия на новое место и так далее.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
В трудовую книжку могут быть вписаны договоры и дисциплинарные взыскания. Но помимо этой информации, часто кадровик имеет право делать помарки и пометки в трудовой книжке, особенно, когда речь идет о смене фамилии, имени или же отчества.
Нормативно-правовые документы и акты
Законом «О персональных данных» законодатель указывает на то, что фамилия гражданина относится к персональным данным одного конкретного лица, именно поэтому может быть измена в связи с обстоятельствами или же желаниями гражданина. Детально это отражено в статье 3 закона.
Самый главный и основополагающий нормативно правовой акт в сфере трудовых взаимоотношений – кодекс Труда нашей страны, который по-своему излагает возможность внесения изменений в трудовую книжку.
В статье 57, а именно в части третьей, говорится о том, что при наличии недостающих сведений о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно кодекс говорит о том, что если имеет место изменение в договоре на оказание труда, то значит и в трудовой книжке могут произвестись редакционные работы.
- Более подробно процесс изменения фамилии в трудовой книжке описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».
- Этот нормативный акт был принят, ни много ни мало в 2003 году и является доскональным пособием для сотрудников отдела кадров и работодателей.
- Именно на основании этого документа они осуществляют свою деятельность и вносят изменения.
В инструкции в пункте 2.3 говорится о том, что внесение изменений допускается на основании предъявления необходимых для этого документов и дается перечисление, а также подробно описывается сам процесс внесения изменений.
Основания для смены фамилии
Смена фамилии является тем фактом, который предполагает предпринять кадровика или работодателя такое действие как внесение изменений в трудовую книжку. Основания для подобных действий знакомы и понятны каждому.
Самый распространенный случай – это вступление работника в замужество и принятие фамилии супруга. В этом случае изменить фамилию необходимо сразу же после смены работником паспорта на новую фамилию.
Также, фамилия может быть изменена работником по своему собственному желанию и по своему усмотрению в паспортном столе. Как правило, изменения в трудовую также вносятся после получения нового документа, удостоверяющего личность.
Смена записи в трудовой книжке о смене фамилии по другим причинам, например после бракоразводного процесса, но оформляется подобное действие в трудовой документ работника всегда одинаково. А как именно – рассмотрим в следующем пункте статьи.
Пошаговые инструкции
Что нужно сделать работнику, что бы поменять ФИО?
Работник обзавелся новой фамилией, именем или отчеством по той или иной причине. Несмотря на то, хочет ли он уволиться с работы,нужна ли ему запись в трудовой книжке о переводе, или же он будет дальше продолжать свою трудовую деятельность – фамилия и другие данные в трудовой должны быть изменены, ведь до факта смены информации в трудовой этот документ вам пока не принадлежит.
Рассмотрим действия работника поэтапно:
- Работник должен известить работодателя или сотрудника отдела кадров о смене фамилии, отчества или имени заранее или же по факту их получения.
- Работник должен подготовить пакет документов: паспорт на новую фамилию, свидетельство о браке, если данные изменены вследствие заключения брака или иное свидетельство подтверждающее факт смены фамилии, имени или отчества. Этот пакет необходимо предъявить в отдел кадров.
- Многие ошибочно полагают, что для того, чтобы оставить запись в трудовой книжке о изменении данных, необходимо писать заявление. Это неправда, сменить в документе вашу старую фамилию на новую — обязанность каждого работодателя и кадровика, которая выполняется без написания заявлений.
- Прежде чем в трудовую книжку будут внесены изменения, работник должен ознакомиться с приказом, выданным работодателем.
- Работнику необязательно видеть факт внесения изменений в трудовую, но мы настоятельно советуем осмотреть документ на предмет правильности заполнения новой информации о вас.
Только на этом этапе действия работника заканчиваются.
Что касается сроков выполнения данных действий – законодатель не устанавливает четких рамок, но настоятельно рекомендует провести процедуру изменения данных в трудовой книжке как можно быстрее, по факту получения документов с новой информацией о вас.
Как работодателю правильно и какую запись внести?
Данная процедура осуществляется в несколько этапов.
- Работодатель знакомится с предоставленными работником документами о факте смены фамилии ли имени.
- Работодатель поднимает личное дело работника и перезаключает с ним трудовой договор.
- Работодатель издает приказ по организации, касающийся факта смены фамилии или имени работника. Данный приказ должен быть предоставлен на ознакомление всем сотрудникам, работающим в организации, а также конкретно детально разъяснен работнику, изменяющему свои данные.
- Далее работодатель вносит изменения в трудовую книжку работника и знакомит его с результатами проделанной работы.
Внесение изменений не заключается в банальном зачеркивании старой информации и вписывании новой. Подробно процесс внесения изменений прописан в инструкции о ведении и хранении трудовых книжек в пункте 2.3.
Заполнение титульного листа трудовой книжки начинается с того что на главном развороте зачеркивается фамилия или имя работника, а сверху вписывается новая информация.
Делать это нужно очень аккуратно, чтобы не допустить грязи на титульной странице документа.
Далее, на левой части главного разворота, а именно на белом листе в его верхней части необходимо указать, на основании какого документа внесены изменения.
Необходимо вписать номер свидетельства, а главное – дату его выдачи.
Ниже ставится подпись работодателя, а также дата, когда были внесены изменения и печать организации. Аналогичные изменения производятся и при исправлении фамилии в записи в трудовой книжке индивидуального предпринимателя.
Смена фамилии в трудовой книжке. Пример выглядит так:
Источник: https://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/zapolnenie/izmenenie-fio.html
Изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2019, порядок заполнения
Регистрация брака или смена личных данных влечет необходимость внесения поправок в кадровые документы на работника. Как происходит изменение фамилии в трудовой книжке, образец 2020 года представлен в этом материале.
В каких случаях производится?
- Запись в документы на работника в кадровом отделе вносятся в случае смены персональных данных работника.
- Такие действия обязательны и их невыполнение может повлечь привлечение к административной ответственности, ошибки в уплате налогов и обязательных сборов в различные внегосударственные бюджеты.
Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?
Внесение новых данных на работника осуществляется с момента вынесения приказа. Он заверяется руководителем предприятия и подписывается сотрудником. Без этого вносить запись в трудовую книжку воспрещается.
Обязательно предоставление документарного подтверждения изменений в личные сведения – свидетельства о регистрации новой фамилии из загса при регистрации брака или по желанию гражданина.
Правила и этапы внесения изменений: пошаговая инструкция
Изменение сведений о фамилии в документе осуществляется в несколько шагов:
- Предоставление работником заявления о смене фамилии с приложением подтверждающего документа.
- Вынесение приказа, подписание его руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.
- Внесение записи в личную карточку работника.
- Оформление замены фамилии в трудовой книжке кадровым работником.
- Проставление печати предприятия в связи с внесенными поправками.
Изменение данных в трудовой книжке работника производится следующим образом:
- зачеркивается одной линией старая фамилия на первом листе документа, вписывается новая;
- на обложке трудовой книжке прописываются основания для внесения изменений, в частности, реквизиты документов-оснований. В качестве таковых может рассматриваться свидетельство из загса и новый паспорт гражданина РФ. Так поясняется причина изменения личных данных работника;
- запись с новой фамилией заверяется подписью уполномоченного сотрудника компании – начальника кадрового отдела или генерального директора либо индивидуального предпринимателя, а также синей печатью фирмы.
Документы-основания
В качестве обоснования необходимости внесения изменений рассматриваются:
- свидетельство об официальной регистрации брака;
- справка из загс о смене фамилии при присвоении новой фамилии без оформления нового семейного положения;
- удостоверение личности с новыми данными на сотрудника/сотрудницу;
- в некоторых случаях могут предоставляться другие обосновывающие документы, однако, утверждение смены фамилии осуществляется исключительно органами загса по месту пребывания работника.
Предоставляются сотрудницей
Для работницы, которая поменяла фамилию в связи с замужеством, поскольку такие случаи наиболее часто встречаются на практике, достаточно представить свидетельство о браке.
В документе прописываются новые личные данные после оформления семейных отношений.
Также она будет обязана предоставить новую копию паспорта, поскольку его замена проводится при смене фамилии на основании Постановления Правительства №828 от 08.07.1997.
Оформляются в организации
Обязательно не только внесение записи в трудовой договор, но и внутренние документы организации – личную карточку работника, которая хранится в кадровом отделе, а также в трудовой договор, должностную инструкцию, допуски к проведению специальных видов работ, особенно связанные с хранением вредных и опасных веществ, на производстве, в цехах и др.
Заявление
Образец заявления выдается в кадровой службе работнику в заполненном в электронном виде. Он обязан проверить достоверность указанных сведений и собственноручно подписать документ.
Приказ
Форма документа заполняется работником отдела кадров или руководителем предприятия на основании представленных документов сотрудником.
Приказ предоставляется для ознакомления и подписывается работником лично, после этого помещается в материалы дела. Копия документа может выдаваться сотруднику для оформления иных бумаг, к примеру, допусков на ведение определенных видов работ.
Заключение договора без оформления трудовой книжки
В какие еще документы следует внести изменения?
Помимо трудовой книжки, смену фамилии следует зафиксировать в:
- должностной инструкции;
- личной карточке;
- трудовом договоре;
- допуске на ведение работ для определенных должностей.
Личная карточка
В кадровом отделе предприятия при приеме на работу заводится личная карточка. Она хранится в архиве предприятия и не подлежит выдаче сотруднику.
В личной карточке фиксируются сведения о персональных данных сотрудника, копия паспорта, свидетельств о заключении брака и рождении детей для получения социальных вычетов, приказы о приеме на работу, переводах на другие должности и др.
Трудовой договор
Изменение в личных данных фиксируется путем заключения дополнительного соглашения к трудовому контракту. В нем прописываются реквизиты оснований — номер и дата, орган, выдавший удостоверение личности, свидетельства загса о заключении брака или перемене фамилии.
Нюансы
Смена фамилии связана с некоторыми особенностями:
- При не сообщении факта изменения личных данных на работника налагается ответственность. Такая обязанность прописывается в трудовом контракте и локальных нормативных актах предприятия, должностной инструкции, об ознакомлении с которой работник ставит подпись. Эти документы будут сверяться контролирующими органами в ходе выездной проверки.
- Желательно, чтобы конкретный период, в течение которого сотрудник обязан предоставить сведения работодателю об изменении личных данных, был прописан в трудовом договоре. Так будет проще обосновать невиновность действий администрации при сокрытии указанного факта работником и привлечь его к ответственности.
- Наличие ошибок в персональных данных и несвоевременная их замена связана с недостатками в отчетности Пенсионному фонду, Налоговой службе, Росстатистики, иных организаций. Для предприятия это может грозить привлечением к административной ответственности как нарушителя с материальным взысканием в виде штрафов и неустоек на недоначисленные суммы в бюджеты всех уровней.
Смена подписи
Подпись сотрудника в трудовой книжке не имеет юридического значения. При смене фамилии важно зафиксировать этот факт в личной карточке, где работник оставляет новый автограф. Это требуется для решения вопросов при исполнении сотрудником трудовых обязанностей. К примеру, при подписании акта приема-передачи материальных ценностей на предприятии.
Возврат фамилии при разводе
При прекращении семейных отношений в официальном порядке повторно запись о присвоении новой фамилии вносится кадровым работником в трудовую книжку в таком же порядке, как и при первичном изменении фамилии.
Внесение записи при повторном браке
Если персональные данные изменены в связи с заключением брака с другим лицом, то сведения в трудовую книжку и внутренние документы организации заносятся аналогично случая с первичной сменой сведений о работнике.
Законодательная база
Правила о внесении изменений регулируются нормативными актами:
Источник: https://truddogovor.ru/kak-proisxodit-izmenenie-familii-v-trudovoj-knizhke-obrazec-2019-goda/
Оформление смены фамилии в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке об изменении фамилии — обязательная процедура работы с кадровыми документами. Рассмотрим, кто и как должен вносить изменения в сведения о сотруднике.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки.
Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.
Законодательная база
Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке.
Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п.
12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).
Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.
В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:
На основании пп. «а» п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.
Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.
Внесение изменений в трудовую книжку
Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:
- ФИО;
- дата рождения;
- информация об образовании и квалификации.
Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение.
В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании.
Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.
Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.
Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.
Запись в ТК делается на основании заявления работника.
Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.
Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.
Запись в трудовой книжке об изменении фамилии
При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:
- старая фамилия зачеркивается;
- рядом или над старой фамилией указывается новая;
- отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
- ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.
Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.
В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:
«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».
Образец смены фамилии в трудовой книжке
В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.
Куда еще внести изменения
Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:
- личное дело;
- лицевые счета;
- трудовой договор;
- все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).
В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене.
Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать.
Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».
По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.
Ответственность сторон за достоверность информации
За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.
Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена.
Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты.
В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.
Заявление о смене фамилии
Приказ о замене фамилии в документах
Источник: https://ppt.ru/art/tk/smena-familii
Запись об изменении фамилии в трудовой книжке (Образец заполнения) — Эксперты
Довольно часты изменения работниками фамилии, причем делают это не только женщины, но и мужчины. Изменение фамилии во вкладыше трудовой книжки происходит по самым разным причинам. В основном это замужество у женщин либо неблагозвучность фамилии.
Вкладыш подшивают к трудовой книжке, если в ней заполнены все страницы. Оформляется он так же, как трудовая книжка, и без нее недействителен. Лучше всего вшивать вкладыш в конце трудовой после последней страницы.
- Когда выдается вкладыш, в трудовой книжке должен быть поставлен штамп «Выдан вкладыш» с указанием серийного номера.
- Когда производится изменение фамилии во вкладыше в трудовую книжку, она заносится одновременно и во вкладыш, и в трудовую.
- Сотрудник, поменявший свои данные, может самостоятельно похлопотать про смену личных данных в документах, оформленных на прежнюю фамилию:
- паспорт Российской Федерации}
- загранпаспорт}
- удостоверение водителя}
- свидетельство ИНН (если оформлено).
Также о смене фамилии работник должен уведомить работодателя. Теперь начальство обязано позаботиться об изменениях в кадровых документах.
Изменение ФИО работника – это и изменение его персональных данных. Как внести изменение фамилии в трудовую книжку – забота начальника, так как он использует ваши данные в целях начисления вам заработной платы, произведения отчислений в Пенсионный фонд и другие инстанции.
Любой гражданин, достигший 14-летнего возраста, вправе изменить свое имя и фамилию. Изменение фамилии не может являться причиной прекращения обязанностей или прав, бывших до смены персональных данных.
Порядок занесения изменений в документы будет одинаковым для всех сотрудников независимо от пола, возраста и должности. Работник под подпись знакомится с документами работодателя, регламентирующими порядок обрабатывания персональных данных, а также о правах и обязанностях.
Такими документами пользуется работодатель в случае, когда необходимо исправить фамилию, и иными документами, содержащими личную информацию.
Необходимо помнить
Информация о личных данных отдельно взятого сотрудника нужна начальству для прозрачности трудовых отношений. Персональные данные сотрудника находятся в бухгалтерских, кадровых и других документах, в случае, когда меняется фамилия во вкладыше, следует также вносить изменения и в регистрационные формы, личные и учетные документы:
- личную карточку сотрудника}
- лицевой счет}
- книгу учета перемещения трудовых книжек}
- трудовую книжку сотрудника}
- трудовой договор.
Работодатель может ознакомить сотрудников с нормативными актами о порядке обрабатывания персональных данных после принятия на должность и подписи. После приема заявления от сотрудника про изменение его персональных данных начальник ставит резолюцию и назначает работника, который будет отвечать за изменения в бухгалтерских и кадровых документах, назначает сроки.
Сотрудник, назначенный на рассмотрение личной информации, начнет внесение изменений как во вкладыш, так и в трудовую книжку, а также переоформит документы работника. Трудовая книжка – это личный документ сотрудника, хранящийся у работодателя, в него обязательно вносятся все изменения.
Постановлением Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» утверждаются производство бланков трудовой книжки, снабжение ими работодателей, правила хранения и ведения подобных документов.
Информация о сотруднике записывается на титульном листе данного документа. Фамилия, имя и отчество работника всегда прописывается полностью. Сокращение фамилии, имени и отчества не допускается ни в коем случае. Пишется день, месяц и год рождения.
Не допускается также никаких сокращений (согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда России от 10. 10. 2003).
Эти данные заносятся в трудовую книжку по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (заграничного паспорта, военного билета, водительских прав).
Если же фамилия сотрудника изменилась, принято перечеркивать одной чертой старую, а рядом вносить новую фамилию. В трудовой книжке на внутренней стороне обложки пишутся ссылки на документы и их реквизиты (паспорт, свидетельство о заключении брака), ставится печать и подпись начальника.
Что нужно знать?
Предусмотрен случай, когда не хватает в трудовой места для заполнения. Именно тогда, когда в книжке заполнены все страницы, вшивается вкладыш.
- Так что если места больше нет, и невозможно внесение уточняющих записей или изменения сведений, вшивается вкладыш и заполняется его титульный лист.
- Сотрудник кадровой службы зачеркивает предыдущую фамилию и записывает новую, после чего заверяет данное действие своей подписью и проставляет дату.
- При этом также вносятся новые данные и в личную карточку сотрудника формой, утвержденной постановлением Госкомстата России №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Прежняя фамилия сотрудника в личной карточке перечеркивается одной чертой, а вверху или рядом пишется новая. Коррективы заверяет подпись доверенного сотрудника, проставляется дата изменения.
В разделе «Дополнительные сведения» может быть записана информация о документах, на основании которых были сделаны изменения записей о сотруднике.
Изменения в других кадровых и учетных документах:
- график отпусков по форме № Т-7}
- справка по форме №1-НДФЛ}
- лицевой счет по форме №Т-54 или №Т-54а}
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы №Т-12 и №Т-13)}
- в карточке индивидуального учета сумм начисленных выплат в письме Пенсионного фонда Российской Федерации и ФСС.
Перемена документации:
- подача заявления об изменении персональных сведений}
- издание указа о внесении изменений в личные данные}
- внесение в трудовой договор изменений}
- изменения в трудовой книжке и вкладыше к ней}
- изменения в личной карточке и учетных документах.
- Изменение личностных данных, произведенных в соответствии с законодательством РФ, дает все основания для изменения фамилии в трудовой книжке.
- Будьте предельно внимательны при всех процедурах внесения изменений в ваши документы, чтобы избежать бюрократической волокиты и других возможных трудностей в процессе прохождения повторной процедуры.
- Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-provodyatsya-izmeneniya-familii-vo-vkladyshe-trudovoy-knizhki
Изменение фамилии в трудовой книжке: правила внесения, образец
Трудовая книжка — это персональный документ любого гражданина, который начал или продолжает свою официальную трудовую деятельность. В ней содержатся сведения о предыдущих местах работы и фиксируется информация о стаже.
Работодатели обязаны своевременно вносить сведения в этот документ.
Это относится к назначениям на новую должность и переводам внутри структурных подразделений организации, к данным об увольнении и повышении квалификации и к перемене анкетных данных.
Основания для смены фамилии
Чаще всего смена персональных данных связана с деятельностью органов ЗАГС. Так, женщины меняют фамилию, вступая в брак, или возвращают девичью, расторгая его. В некоторых случаях фамилию одновременно меняют сразу оба супруга — берут двойную и опять же возвращаются к добрачным вариантам в случае расставания.
Ещё одна причина — по собственной воле гражданина. По закону сделать это может любой россиянин в возрасте от 14 лет с согласия законных представителей (родителей или опекунов) или без такового по достижении совершеннолетия. У несовершеннолетнего персональные данные могут обновиться и в результате усыновления.
Вне зависимости от причины, потребуется актуализация сведений, подтверждающих трудоустройство: в книжке появится соответствующая запись, а к трудовому договору будет составлено и подписано дополнительное соглашение. Также будут скорректированы:
- личная карточка работника;
- документация по его лицевым счетам;
- кадровые и бухгалтерские бланки, содержащие индивидуальные данные трудящегося.
Каждая корректировка персональных данных может быть произведена только на основании документов регистрации об изменении: свидетельства о браке, свидетельства о разводе, свидетельства о смене фамилии, имени и т.п.
Как внести запись в трудовую книжку
Вносить правки может только уполномоченное лицо. Запись формируется поэтапно:
- Первый этап — исправление. Неактуальная более информация аккуратно зачёркивается горизонтальной линией (она должна оставаться читаемой), а новая прописывается рядом.
- Второй этап — указание основания для исправлений. На внутреннюю сторону обложки выписываются серия и номер подтверждающего документа, дата его выдачи.
- Третий этап – указание данных сотрудника, ответственного за внесённые изменения. Также необходима его подпись и печать предприятия.
Все правки должны быть сделаны разборчивым почерком и легко читаться.
Запись вносит кадровая служба той организации, где трудоустроен сотрудник на момент перемены анкетных данных. В случае если правки по какой-то причине не были внесены, а специалист уволился и приступил к работе на новом месте, исправить анкетные данные допускается новому работодателю.
О правилах заполнения трудовых книжек и работе с персональными данными в них указано в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Действия работника при изменении фамилии
Инструкции работника, изменяющего свои данные, подразумевают необходимость самостоятельно уведомить руководство — предоставить заявление о внесении изменений в учётные документы. Шапка заявления будет иметь стандартный вид: Ф. И. О. и должность руководителя, сведения о фирме, Ф. И. О. и должность работника.
Вам может быть интересно: Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?
Текст заявления о смене фамилии: «В связи с … и сменой … прошу внести соответствующие изменения в учётные документы». В приложении — копии подтверждающих бумаг, копия нового паспорта.
На основании заявления руководитель издаёт приказ, адресованный службе, ведущей кадровую работу.
Образец записи о смене фамилии
Запись в трудовой книжке о смене фамилии четко регламентирована, ее необходимо вносить по такой схеме:
«Фамилия “…” изменена на фамилию “…” на основании свидетельства о … серии II-АА №123456 от 01.01.2018 г.».
Ниже кадровый специалист указывает собственные данные: «Инспектор по кадрам Иванова И. И.», подписывается, ставит печать фирмы. Еще один обязательный момент – дата внесения изменений.
Пример записи изменения фамилии в трудовой книжке:
Смена имени происходит так же, как и смена фамилии в трудовой книжке, образец актуален и для этого случая.
СОВЕТ! Рекомендуется делать запись компактной: свободное место пригодится в случае новых изменений и для корректировки.
Если данные внесены неверно, ошибку потребуется исправить. Верные сведения записываются с пометкой «взамен ошибочной» и также сопровождаются подписью сотрудника и печатью организации. Если трудовая была оформлена впервые, бланк с ошибкой уничтожается и заводится новый. При этом замена происходит за счёт организации.
(: 2, средняя оценка: 5,00
Источник: https://expertbl.ru/zapis-ob-izmenenii-familii-v-trudovoj-knizhke-obrazec-zapolneniya.html
Запись в трудовой книжке о смене фамилии: образец 2019 года
При изменении сотрудником фамилии кадровику необходимо внести соответствующие изменения в документы. В том числе в трудовую книжку работника. Причём смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо выполнить в данной ситуации. Рассматриваем, как это грамотно сделать, в нашем обзоре.
Процедуру внесения записей в трудовую книжку обязательно предваряет заявление сотрудника о смене фамилии и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником. Такими документами выступают:
- Паспорт.
- Свидетельство о заключении брака.
- Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).
Подробнее об этом на нашем сайте см:«Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак» и «Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак: образец».
Делаем запись в трудовой книжке правильно
После подачи заявления и выпуска распоряжения об изменении фамилии сотрудницы во всех документах, можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2019 года выглядит следующим образом и помогает сделать это без ошибок:
Источник: https://blogkadrovika.ru/menyaem-familiyu-v-tknizhke-2017/
Как в трудовой книжке изменить фамилию
Нормативно-правовая база
Исправления в трудовой книжке в части ФИО работника регламентируются Инструкцией по заполнению трудовых книжек № 69 от 10.10.2003 г.
Основания изменения фамилии в трудовой книжке
При смене ФИО работнику необходимо сообщить работодателю о произошедших изменениях и предоставить документы, являющиеся подтверждением смены паспортных данных:
- свидетельство о заключении/расторжении брака, а также о перемене имени;
- новый паспорт лица;
- свидетельства СНИЛС и ИНН.
Данные документы станут основанием для изменения фамилии в трудовой книжке после замужества.
Порядок изменения фамилии
В первую очередь работник, сменивший паспортные данные, должен написать заявление, в котором просит произвести исправления в трудовой книжке и других учетных документах.
После сдачи работником заявления кадровики должны составить приказ, после которого в трудовую книжку будут внесены необходимые исправления.
Пошаговая инструкция внесения изменений
Шаг 1. Ознакомление инспектора отдела кадров с документами, представленными работником.
Шаг 2. Внесение исправлений в сведения о работнике.
Изменить ФИО в книжке достаточно просто. Согласно Инструкции, исправить данные можно, зачеркнув одной чертой старые данные, а рядом прописать новые сведения.
Чтобы можно было прочесть исправленный текст, зачеркивание производится тонкой чертой.
Аналогичным образом вносятся изменения в остальные кадровые документы.
Как правило, это свидетельство, выданное органами ЗАГСа. Ответственное лицо в обязательном порядке ставит свою подпись с указанием должности и инициалов, дату поправок и печать организации.
Образец изменения фамилии в трудовой книжке
Документы, на основании которых вносится запись
Для внесения исправлений работник должен представить документы, которые подтверждают произошедшие изменения – копию нового паспорта и свидетельство о регистрации/расторжении брака или смене имени.
[3]
Кто должен вносить изменения
Вносить запись в трудовую книжку о смене фамилии имеет право только сотрудник отдела кадров.
Смена фамилии в других рабочих документах
Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие сведения ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, график отпусков, ведомости, описи и т. д.
Важно! Чтобы внести новые сведения в трудовой договор, необязательно составлять его заново – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны новые данные работника.
- В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять ФИО в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.
- Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.
- Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала.
Порядок смены фамилии в трудовой книжке — образец
Смена фамилии в трудовой книжке — образец того, как правильно это сделать, вы найдете в нашей статье. Трудовая книжка служит подтверждением стажа, поэтому руководитель обязан заполнять ее в соответствии с требованиями законодательства. В интересах же работника — проверять правильность вносимых в документ записей.
Как составить запись об изменении фамилии в трудовой книжке
Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин представляет трудовую книжку на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.
Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).
Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено (п. 2.3 постановления Минсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69 и п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака.
Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).
Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:
- паспорт с новой фамилией;
- свидетельство о заключении брака;
- свидетельство о расторжении брака;
- свидетельство об изменении фамилии.
На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.
Изменение фамилии в трудовой книжке: образец-2018
Изменение анкетных данных в трудовой книжке производится согласно п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Итак, работник сменил фамилию и получил на руки новый паспорт. Кадровик на титульном листе трудовой книжки аккуратно одной линией зачеркивает старую фамилию работника и сверху или рядом на той же строке пишет новую.
Обратите внимание! Перечеркнутая надпись должна читаться без усилий.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки кадровик обязан пояснить, на основании каких сведений он внес исправление в документ. Сведения о подтверждающих поправки документах должны включать их название, серию и номер, дату. Пояснение должно быть заверено печатью компании или кадровой службы и подписью ответственного сотрудника.
Читайте так же: Чем отличается совмещение от совместительства
Мы подготовили образец правильной замены фамилии работника в трудовой книжке:
Алгоритм изменения персональных данных работника в трудовой книжке прост: нужно получить от него подтверждающие документы и правильно указать изменившиеся сведения. Трудовая книжка должна содержать актуальную информацию, поэтому не забывайте напоминать сотрудникам о необходимости вовремя уведомлять о смене фамилии или иных данных.
А о том, что делать, если вы или ваш работодатель потеряли трудовую книжку, расскажет статья «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна».
Порядок изменения фамилии в трудовой книжке после замужества
Трудовая книжка — это очень важный документ современного человека, ведь именно в нем отражается страж, на основании которого, в последствие, будет насчитываться пенсия. Заводит данный документ непосредственно работодатель или же отдел кадров на предприятии.
Главной задачей сотрудников отдела кадров, является правильное и своевременное ведение личных дел каждого работника и внесение в них корректировок. Для этого сотрудники данного отдела должны обладать огромным спектром знаний в области трудовых взаимоотношений и оформления нормативно правовых актов.
Одной из самых частых задач, необходимых для регистрации для отдела кадров, есть изменение фамилии в трудовой книжке после замужества.
Как оформляется изменение личных данных в трудовой книжке?
Изменить фамилию в трудовой книжке после замужества обязательно, если этого не сделать документ может утратить свою действительность, и все годы стажа, что отмечены в нем, пойдут насмарку.
Запись в трудовой о смене фамилии в связи с замужеством, должен делать тот работодатель, у которого на момент заключение брака, работает человек.
Другой работодатель имеет право внести соответствующие корректировки, если на предыдущем месте работы, этого не сделали.
Если в трудовой книжке не будет своевременно сделана запись, что у женщины изменилась фамилия, законом не предусмотрено наказание в виде штрафа. Данный документ при следующем оформлении на работу, могут не принять, так как не соответствует личность человека по паспортным данным с теми, что есть, по сути.
Прежде, чем внести изменение в документ, сотрудник отдела кадров должен попросить документальное подтверждение заключения брака — свидетельство. Работник отдела кадров делает соответствующую запись в трудовой об изменении фамилии на основании заключения брака.
Замена имени происходит путем внесения записи на обратную сторону обложки. Фамилия, что была до замужества, перечеркивается одной линией и рядом пишут другую, ту, что подтверждает паспорт.
На обложке вноситься информация о документе, что прослужил основанием для внесения корректировки, к примеру, пишут: «Фамилия изменена на основании свидетельства о браке серии, номер».
Далее указывают дату внесения поправки, и ставится подпись сотрудника отдела кадров, что проводил процедуру. Иногда ставят еще и печать предприятия, где работает человек.
Очень многие женщины спрашивают, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством во второй раз. Если брак заключили во второй раз, поправка будет вноситься так же, на основании нового свидетельства о браке.
Никаких записей по типу номера свидетельства о разводе, а потом нового номера свидетельства, делать не нужно. Эта процедура предусмотрена, если женщина развелась и поменяла свои данные на те, что были до брака.
В данной ситуации основанием поменять данные, будет свидетельство о разводе или решение суда.
Интересно будет узнать, что если внесенные изменения были неверными, то их можно исправить записью «взамен ошибочных», после этого ставиться дата и подпись человека, что исправляет неточность и печать предприятия. Если запись делалась впервые, то документ с ошибкой, подлежит уничтожению. Иногда, работодатель должен заплатить за смену новой книжки, если неточность была произведена с вины сотрудника предприятия.
Правила и этапы внесения изменений
Как поменять фамилию в трудовой книжке после замужества, вам расскажут сотрудники отдела кадров, хотя принцип изменения один и тот же на всех предприятиях. Начать процедуру замены, должен сотрудник, заполнив бланк заявление на смену личных данных. Его обязанностью является оповещать организацию, где он работает и другие государственные структуры о смене социального статуса.
Запись в трудовой при смене фамилии с заключением брака образец, которой можно увидеть у нас на сайте, делается с разрешения руководства.
Изначально, женщина — сотрудник в письменном виде обращается к директору предприятия про смену личных данных в документации, что подтверждает трудовое отношение между сотрудником и предприятием.
Заявление может быть написано и в довольном порядке, не на бланке, принцип его написания довольно простой и будет понятный всем. Заявление должно содержать такие пункты:
- Название предприятие или имя директора.
- Личные данные из нового паспорта работника.
- Название документа.
- Основной текст заявления, что начинается со слова «Прошу».
- Сведение о документе, что послужит поводом для замены личных сведений.
- Список прилагаемых документов.
- Дата и подпись.
Директор, в свою очередь, ознакомившись с прилагаемой документацией, дает приказ об изменения такого документа, как трудовая книжка смена фамилии после замужества образец заполнения есть в отделение кадров.
Трудовая книжка заполняется работником отдела кадров, только после приказа директора. При этом присутствие работника, данные которого изменяются, не обязательно.
Его действия заканчиваются на подаче заявления в отдел кадров.
Смена фамилии в прочих рабочих документах
Замена фамилии в трудовой книжке после замужества влечет за собой ряд других изменений. Замужество — это веское основание для изменения данных в личном деле и карточке работника, в документации о лицевом счете и в трудовом договоре.
Очень важно внести изменения и в банке, что корректирует выплату зарплаты, если бухгалтерия предприятия внесет корректировку, а банк нет, то может возникнуть опять-таки неприятность, с несоответствием данных паспорта и сведениях о работнике. С большой вероятностью, банк заблокирует перечисление заработной платы.
Поменять личные данные обязательно в договоре трудоустройства, это действие предусматривает ст.54ТКРФ.
Редактирование текста в договоре производиться только с целью внесения поправок о личных сведениях, остальные условия договора остаются прежними.
Если со сменой паспорта, женщина решила изменить и подпись, то кадровому инспектору нужно взять у работника еще и новый образец подписи, и поменять его на всех документах, что его требуют.
Замену личных сведений в карточке работника могут делать двумя способами:
- Распечатать новую страницу личной карточки и вписать уже новые данные о сотруднике, на основании нового паспорта и свидетельств о заключении брака. В старой карточке делают пометку, что она была заменена;
- В старой карте работника в пункте «Дополнительные сведения» вносят запись такую же, как и в трудовой книжке на обложке (с указанием номера свидетельства и новой фамилии работника).
В страховке, лицевых счетах и других документах, что содержат личные данные, тоже делают соответствующие изменения, как правило, для замены данных, нужно предоставить копию нового паспорта и свидетельства о браке.
Заполнение и внесение поправок — это очень важная процедура, за ее не исполнение, человек может поплатиться своей пенсией.
Если не заменить личные данные, руководство организации, в которой работает сотрудник, будет вносить денежные средства в Пенсионный Фонд на одно имя, а по факту будет другое.
Деньги будут поступать на счет не существующей личности, и в последствие, вам очень повезет, если в момент выхода на пенсию их все же найдут. В противном случае, вы останетесь без пенсии и стажа.
Меняем фамилию в трудовой книжке: образец 2019 года
При изменении фамилии сотрудником кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе, в трудовую книжку работника. Смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо произвести в такой ситуации. Приведем образец на 2019 год.
Начинаем с заявления и приказа
Процедуру внесение записей в трудовую книжку предваряет заявление сотрудника и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей. Такими документами выступают паспорт и свидетельство о заключении брака.
Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).
Делаем запись в трудовой книжке правильно
После оформления заявления и выпуска приказа об изменении фамилии сотрудницы во всех документах можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2019 года поможет сделать это без ошибок.
Старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем, на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом ссылка на документы, послужившие основанием для исправления, обязательна (п. 2.3 Инструкции, утв.
постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.
2003 № 225) Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный работник кадровой службы заверяет свое подписью и печатью компании (при ее наличии).
Источник: https://benett.ru/kak-v-trudovoj-knizhke-izmenit-familiyu/
Загрузка...
