Электронная трудовая книжка: что это такое и когда введут? все за и против законопроекта, сроки планируемого перехода

В последнее время разговоры об отмене трудовых книжек возникают всё чаще. Однако информации о такой реформе сравнительно мало. Некоторые источники утверждают, что книжки отменят совсем и учёт стажа больше вестись не будет.

Но это всего лишь заблуждение, никаких подтверждений полного отказа от фиксирования трудовой деятельности работников не было. На самом деле трудовые книжки заменят постепенно. Бумажные носители сменят электронные,тем самым изменится форма учёта трудовой деятельности.

После реформы в 2002 году Пенсионный фонд стал получать данные о стаже в электронном виде без предъявления трудовых книжек.

В дальнейшем аналогичная тема поднималась неоднократно, решение которой откладывалось по различным причинам.

Перечень проектов законов о трудовых книжках

Среди проблем, которые препятствовали переходу на электронные трудовые книжки, можно выделить:

1. Большое количество граждан с советским стажем. ПФР занялся ведением учёта после реформы 2002 года. Ранняя профессиональная деятельность граждан, в том числе и советская, не была учтена. В этом случае трудовая книжка является единственным документом, который подтверждает стаж до реформы.
2. По техническим причинам. Создание новой базы требует как материальных и технических, так и человеческих ресурсов.
3. Безопасность. В век стремительного развития информационных технологий необходимо создание надёжной системы безопасности, чтобы предотвратить утечку данных.
4. Не развито взаимодействие с работодателями и работниками.

Они установят возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, которые будут основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Предполагается, что это:

• позволит предоставить работникам и нанимателям удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности;
• обеспечит дополнительные возможности трудоустройства для дистанционных работников;
• обеспечит сохранность персональных данных в информационной системе Пенсионного фонда;
• снизит издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек на бумажном носителе;
• будет способствовать защите прав работников, своевременному и полному отражению в инфосистеме ПФР сведений о трудовой деятельности.

Речь идёт о следующих проектах ФЗ:

• «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)» (далее – законопроект № 1);
• «О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования”» (далее – законопроект № 2);
• «О внесении изменений в КоАП РФ в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и/или недостоверных сведений» (далее – законопроект № 3).

Эти документы разработаны в целях реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика РФ».

Напомним, что в соответствии с действующим законодательством трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель ведёт её на каждого работника, когда работа является основной.

Предлагает установить возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Такие сведения будут основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Включая сведения:

• о работнике;
• выполняемой им работе;
• переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении работника;
• основаниях прекращения трудового договора.

Перечисленную информацию наниматели будут представлять в информационную систему Пенсионного фонда.

Предусмотрено, что работник сможет получать сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронной форме:

• у нанимателя по последнему месту работы;
• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ/Мои документы);
• в ПФР;
• на сайте Госуслуг.

СРОКИ

Трудовые книжки на бумажном носителе с 1 января 2021 года работодатель будет вести только для тех работников, которые подадут об этом письменное заявление до конца 2020 года.

Работникам, не подавшим письменное заявление, трудовые книжки будут выдавать на руки. А работодатель освобожден от ответственности за их хранение. Сведения об их трудовой деятельности будут вести в электронном виде.

https://www.youtube.com/watch?v=IYB-KgrNGfE

Кроме того, предусмотрена обязанность работодателя возмещать сотруднику не полученный им заработок в случае:

• задержки выдачи ему при увольнении сведений о трудовой деятельности;
• внесения в них неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

Также см. “Трудовая книжка в электронном виде“.

Предлагает с 1 января 2020 года ввести для работодателя (страхователя) обязанность представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц. Для этого индивидуальный лицевой счёт (ИЛС) будет дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности». Он включает данные:

• о месте работы;
• выполняемой работе;
• периодах работы (приём, наименование должности/работы, специальности, профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации));
• переводах на другую работу;
• увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• соответствующих документах – основаниях для оформления указанных трудовых отношений.

Также см. “Как ПФР ведёт лицевой счет пенсионера и его пенсии“.

Сведения о трудовой деятельности работодатели начнут подавать с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, идущего за отчётным. С 1 января 2021 года такие сведения в случаях приёма на работу или увольнения придётся представлять не позднее 1 рабочего дня, идущего за днём издания документа, являющегося основанием для взятия на работу или увольнения.

Также законопроект предусматривает, что за непредставление в установленный срок либо за представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности работодатель будет нести административную ответственность – за нарушение трудового законодательства. Полномочием по передаче информации о таких нарушениях в Роструд в электронной форме через единую систему межведомственного электронного взаимодействия предложено наделить ПФР.

Предлагает внести изменения в КоАП, в соответствии с которыми должностных лиц работодателя будут привлекать к административной ответственности в виде предупреждения за:

• неоднократное нарушение сроков подачи необходимых сведений;
• представление неполных или недостоверных сведений.

При этом под неоднократным нарушением понимается совершение работодателем таких действий 2 и более раза в течение года.

Учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде

• о работодателе, выполняемой работе и ее периодах. Имеются в виду наименование страхователя (им является работодатель), сведения о приеме на работу, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, а также данные приказа или иного документа страхователя, ставшего основанием для оформления перечисленных трудовых отношений;
• об образовании: наименование и год окончания учебного заведения, специальность или профессия, а также квалификация (при наличии), данные документов об образовании, о квалификации;
• о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Такой расширенный перечень сведений обо всех сотрудниках, в том числе работающих по совместительству, по задумке министерства, работодатели должны будут направлять в ПФР в электронном виде – по форме, утвержденной фондом, – уже с 1 января 2020 года. Причем поправками в закон о персонифицированном учете предлагается установить, что работодатель обязан представлять новые сведения о трудовой деятельности, кроме информации об образовании, в день издания соответствующего приказа (о награждении, переводе, увольнении и др.).

В то же время Законопроектом № 1 не предусмотрен единовременный полный отказ от бумажных трудовых книжек – предполагается, что до 1 января 2027 года работодатели продолжат их вести.

Исключения составят трудовые книжки тех работников, которые обратятся к работодателю с письменным заявлением об отказе от их ведения на бумажном носителе, – в этом случае трудовые будут переданы на хранение самим работникам.

Как отметила директор Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России Марина Маслова, необходимость установления указанного переходного периода обусловлена неготовностью работающих граждан отказаться от традиционных трудовых. Как показал опрос работающих граждан, более половины из них выступают за сохранение бумажных трудовых наряду с электронными, даже зная – исходя из формулировки вопроса, – что почти вся информация об их трудовой деятельности уже передается в ПФР.

Кстати, такие же результаты показал и опрос, проведенный порталом ГАРАНТ.РУ, – 58% респондентов поддерживают существование обоих форматов трудовых.

Для работодателей же, как отмечается в финансово-экономическом обосновании к законопроекту, переход на электронные трудовые книжки никаких дополнительных расходов не повлечет, поскольку они и сейчас ведут кадровые документы в корпоративных информационных системах, что позволяет формировать в автоматизированном режиме необходимые для передачи в систему персонифицированного учета ПФР данные, а практика представления отчетности в ПФР в электронном виде имеет место с 2002 года.

По словам заместителя директора фирмы «1С» Анны Поляковой, разработчики корпоративных информационных систем готовы внести необходимые изменения в их типовые версии, и для пользователей таких версий это действительно не повлечет дополнительных расходов. А вот работодателям, дорабатывающим информационные системы под свои бизнес-процессы, все же придется их соответствующим образом донастроить.

Кстати, несмотря на правило об обязательном формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде и направлении их в ПФР для включения в единую информационную систему, при устройстве на новую работу работнику, согласно Законопроекту № 1, все же придется предъявлять заверенные надлежащим образом бумажные документы, содержащие соответствующие сведения, – полученные либо у последнего работодателя (предлагается установить, что он обязан выдавать их сотруднику при увольнении), либо в ПФР, либо в МФЦ.

Но процесс его синхронизации с информационной системой, содержащей сведения о трудовой деятельности граждан, не должен затянуться, поскольку предполагается, что с его помощью с 2021 года эти данные в отношении поступающего на работу лица принимающий работодатель сможет получать самостоятельно.

Возможность получения сведений через разные каналы позволит не допускать возникающих в настоящее время ситуаций, когда последний работодатель не отдает бывшему сотруднику трудовую книжку, в связи с чем тот не может устроиться на новую работу, так как при заключении трудового договора предъявление трудовой книжки обязательно (ч. 1 ст.

65 ТК РФ), подчеркнула представитель Минтруда России.

Кроме того, Законопроект № 1 предусматривает не просто обязанность работодателя выдавать работнику сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе в день прекращения трудового договора или не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, если информация запрашивается во время работы у этого работодателя, но и обязанность возместить не полученный по причине несвоевременной выдачи этих сведений заработок (данным положением предлагается дополнить ст. 234 ТК РФ).

Нельзя не отметить, что всего, согласно сопроводительным материалам к Законопроекту № 1, его принятие потребует внесения изменений в более 100 нормативных актов (как законов, так и подзаконных актов), содержащих положения о трудовых отношениях и трудовом стаже, а также упоминание о сведениях о трудовой деятельности.

Проекты необходимых для реализации законопроекта подзаконных актов или хотя бы их концепции должны быть готовы к моменту внесения Законопроекта № 1 в Госдуму, иначе палаты Федерального Собрания РФ просто не примут документ, отметила первый заместитель председателя Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Людмила Бокова.

Эксперты АНО «Цифровая экономика» также считают использование системы персонифицированного учета ПФР наиболее оптимальным вариантом перехода на электронный учет сведений о трудовой деятельности работников.

«Почти все работодатели имеют налаженные каналы связи с ПФР, – пояснила член рабочей группы – разработчика альтернативного законопроекта (далее – Законопроект № 2), вице-президент ПАО Сбербанк Анна Попова.

–К тому же при начислении пенсий используется информация не из трудовых книжек, а из данной системы ПФР».

В то же время авторы Законопроекта № 2 считают установление длительного переходного периода, предлагаемого Минтрудом России, не только не обоснованным, но и обременительным для работодателей, так как, помимо одновременного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и бумажных трудовых книжек, им предстоит предусмотреть систему учета заявлений сотрудников об отказе от традиционных трудовых.

Источник: http://e-spfrf.ru/trudovoj-stazh/perekhod-elektronnye-trudovye-knizhki-2020-goda-poslednie-novosti-budut-vnedryat/

Переход на электронные трудовые книжки: последние новости — Институт Профессионального Кадровика

8 Декабря

14277

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

О том, что вместо привычных бумажных трудкнижек у российских трудящихся будут записи в электронных базах данных, заговорили несколько лет назад. В июне 2018 года на заседании кабмина Дмитрий Медведев сообщил, что вскоре учет рабочей деятельности и стажа станет электронным: работодатели будут передавать эти сведения напрямую в ПФР. Это быстрее и удобнее, чем вручную заполнять бланки.

По мнению премьер-министра, этот переход поможет уйти от многих сложностей, с которыми сейчас связано ведение трудовых. Ведь они могут быть:

• Испорчены или утеряны. Восстановление требует затрат времени и средств.
• Подделаны. Чтобы этого избежать, государство регулярно вкладывает средства в разработку новых средств защиты.

Разговоры о том, какими будут электронные трудовые книжки, с 2019 года получили документальную базу. На рассмотрение Госдумы уже поступил проект изменений в Трудовой Кодекс. Эта инициатива получила народное название «законопроект об электронных трудовых книжках». В числе планируемых изменений:

• Введение электронного учета трудовой деятельности с использованием единого портала госуслуг.
• Ведение бумажного учета только для тех, кто до конца 2020 года напишет соответствующее заявление, остальным книжки выдадут на руки.
• Прекращение выдачи книжек тем, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года, сведения об их трудовом пути будут вестись электронно.

Проект закона описывает также ответственность работодателей за неверное внесение данных и задержку сведений в случае увольнения.

Главный вопрос, который интересует всех, кто уже узнал о том, что такое электронная трудовая книжка — когда введут?

Дата вступления законопроекта в силу — 1 января 2020 года. Означает ли это, что уже через несколько месяцев бумажная информация о трудовой деятельности утратит силу, и все сведения срочно надо оцифровывать? Нет, столь резких перемен не будет.

Главный принцип — постепенность. У ПФР, работодателей и работников будет достаточно времени, чтобы адаптироваться к новому формату и отладить учет. Ниже пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки.

• Шаг 1. Подготовка
• В 2019 году ведется подготовительная работа: рассматривается законопроект, разрабатываются технические инструменты для формирования, ведения и защиты базы данных ПФР.
• Шаг 2. Работа в двух форматах

Плавный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года предусматривает этап, когда одинаковую силу будут иметь два формата: бумажный и цифровой. До конца 2020 года работодатели должны будут внести данные о своих работниках в базу, а трудкнижки выдать на руки. При этом сохранится возможность ведения бумажных версий для тех, кто выразит такое желание.

Шаг 3. Окончательный переход

С 1 января 2021 года тем, кто устраивается на свою первую работу, трудкнижку заводить не будут. Вместо этого будет формироваться регистрационная запись в базе данных ПФР.

Важно! Процесс перехода на электронные трудовые книжки рассчитан на несколько лет. При этом те, у кого уже есть бумажный документ могут написать заявление, и работодатель продолжит заполнять их книжку «по старинке». Параллельно с цифровым учетом.

Минтруд составил список мероприятий, которые призваны облегчить переход на новый формат учета. Чтобы в 2020 году у каждого сотрудника компании уже была электронная трудовая книжка, в 2019-м целесообразно:

• Разработать и внести изменения в ЛНА и коллективный договор.
• Ознакомить работников с информацией о грядущих переменах.
• Уведомление надо делать письменно. Позаботиться о соответствующем техническом оснащении, необходимом для передачи сведений в цифровом виде.

По состоянию законодательных актов на начало июля 2019 года можно сделать следующие выводы:

• Переход на цифровые трудкнижки состоится. Старт процесса запланирован на начало 2020 года.
• Работодатели должны будут ежемесячно поставлять в ПФР данные о работниках.
• Сведения о трудоустройстве и увольнении надо будет предоставлять на следующий день после соответствующего приказа.
• Есть план по введению админответственности за систематические опоздания с поставкой данных или передачу данных с ошибками. Для начала это будет предупреждение.

Трудовая книжка в электронном виде будет содержать ту же информацию, что и бумажная. За исключением записей об образовании и поощрениях.

5 преимуществ цифровой версии:

1. Упростится ведение сведений о трудовой деятельности. Не будет трудоемких правок, если какая-то запись сделана с ошибкой.
2. Работодатели станут сдавать меньше бумажных отчетов.
3. Работники получат упрощенный доступ к своей трудовой истории. Эту же информацию будут видеть работодатели, ПФР и налоговая.
4. Процесс трудоустройства и увольнения станет проще.
5. Снизится риск утери или порчи документа.

Вместе с тем, у кадровиков «старой школы», да и у самих владельцев трудовых книжек есть ряд сомнений. Основные связаны с тем, что при оцифровке потеряется часть данных, а это поставит под угрозу начисление пенсии. Опасаются также:

• Хакерских атак с целью изменения данных о стаже.
• Сбоя систем, из-за которых все данные о трудовой деятельности потеряются.
• Отсутствия необходимых технических средств на многих российских предприятиях.
• Необходимости дополнительно обучать специалистов работе с цифровой трудкнижкой.
• Сложностей и потерь времени при заполнении.

Госдума осознает все эти моменты и разрабатывает мероприятия для минимизации рисков. Во многом поможет поэтапный переход. Задача руководителей в переходный период — провести разъяснительную работу с бухгалтерами, работниками кадровых служб и рядовыми сотрудниками.

Уже совсем скоро в деловой обиход войдет электронная трудовая книжка, образец заполнения будет доступен в открытом виде и со временем все кадровики научатся делать это быстро и без ошибок.

 

Источник: https://profkadrovik.ru/articles/employment-record/perekhod-na-ehlektronnye-trudovye-knizhki-poslednie-novosti/

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года: как подготовиться к переходу

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек? 

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям? 

Переход на электронные трудовые книжки

Экспресс-курс в Контур.Школе. Научитесь работать по новым правилам

Посмотреть программу

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

 Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Что полезно знать работодателям о технической стороне вопроса?

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

• — Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.
• Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.
• В 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

• сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
• не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
• работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— С 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. 

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

• у работодателя (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1695

Электронные трудовые: за и против

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о сотруднике, выполняемой им работе, переводах, увольнениях и награждениях за успехи. Трудовая книжка обязательна при трудоустройстве и учитывается при расчете пенсий.

Бумага все стерпит

В настоящее время трудовые книжки изготавливаются на защищенных бланках и печатаются на предприятиях объединения «Гознак». Книжка оформляется на первом месте работы, причем сам сотрудник должен оплатить стоимость бланка (примерно 250-300 рублей).

В свою очередь, работодатель обязан хранить «трудовые» всех сотрудников, по их требованию изготавливать копии или выписки, высылать невостребованные документы уволившимся и так далее.

Также предусмотрены ведение специальных журналов учета бланков, ответственность за нарушение порядка хранения и оформления книжек и так далее.

В случае утери трудовой книжки данные о прежних местах работы и причинах ее смены вносятся на основании чаще всего косвенных доказательств (разных документов и даже свидетельских показаний).

Кроме того, печать в настоящее время не является обязательным реквизитом юридических лиц, а без нее достоверность внесенных записей нередко вызывает сомнения.

Виртуальная реальность

Подготовленный Министерством труда и социальной защиты РФ пакет законопроектов предусматривает поэтапный отказ от бумажных трудовых книжек. Вместо них работодателей обяжут передавать соответствующие данные в Пенсионный фонд России (ПФР). Создаваемый массив станет частью информационной системы индивидуального (персонифицированного) учета обязательного пенсионного страхования.

Правда, объем документов на бумаге при этом не сократится, а даже возрастет. При увольнении компания должна будет выдать бывшему сотруднику заверенную выписку о трудовой деятельности. При новом трудоустройстве соискателю вакансии придется предоставлять такие выписки со всех предыдущих мест работы.

Их дубликаты гражданин сможет бесплатно получить в офисах ПФР или в Многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ).

Использование бумажных выписок, по мнению чиновников трудового ведомства, «позволит исключить риски несвоевременного получения сведений в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам».

В свою очередь, работодателю придется ежемесячно отправлять в ПФР специальный отчет обо всех трудящихся. Пенсионной службе предписывается бесплатно предоставить необходимые для подготовки таких отчетов программные средства и интернет-сервис.

При отсутствии такого волеизъявления в 2021 году работодатель вернет такую книжку сотруднику и должен будет перейти на электронный отчет. В дальнейшем гражданам делегируют право выбирать форму фиксации их трудовой деятельности при первом заключении трудового договора или изменении места работы.

«Предлагается, что с 1 января 2027 года ведение трудовых книжек на бумажном носителе не осуществляется», – констатируют в ведомстве.

Дорогое удовольствие

Вместе с тем переводить в электронный вид все существующие «трудовые» не планируется.

Поэтому все начавшие карьеру до как минимум 2021 года должны будут при трудоустройстве предъявлять работодателю и новые выписки из информационной системы, и старую книжку с записями о «дореформенной» трудовой деятельности. При стаже в 45 лет полностью забыть про бумажную «трудовую» можно будет только к 70 годам.

По оценкам чиновников, реформа затронет около 4,2 млн работодателей и 58,4 млн трудящихся, а потому потребует проведения «широкой разъяснительной работы».

При этом «законопроект не содержит положений, вводящих избыточные административные и иные ограничения и обязанности для субъектов предпринимательской и иной деятельности или способствующих их введению, а также положений, способствующих возникновению необоснованных расходов субъектов предпринимательской и иной деятельности и бюджетов всех уровней бюджетной системы», – отмечается в пояснительной записке.

Не отрицая преимуществ электронного документооборота, эксперты указывают на многочисленные противоречия.

В первую очередь – обременение всех компаний и большинство индивидуальных предпринимателей обязанностью передавать отчет, даже если за прошедший месяц никаких изменений (прием на работу, увольнение, перевод и прочие) не произошло и, соответственно, никакие записи в привычную «трудовую» вноситься не должны. Исключений для малого бизнеса не делается.

Хотя и сейчас все работодатели опять же ежемесячно передают в тот же ПФР сведения о работающих (форму СЭВ-М), которые используются для ведения персонифицированного учета.

Правда, даже за неоднократное уклонение работодателей от сдачи нового отчета или предоставление ложных данных планируется ввести более чем мягкую меру административного наказания – предупреждение.

Кроме того, компании должны будут письменно уведомить об изменениях каждого подчиненного, внести изменения в трудовые контракты и коллективные договоры, а также совместно с первичными профсоюзными организациями обновить локальные правовые акты (приказы, положения и так далее). Для малого бизнеса проведение таких мероприятий может оказаться накладным.

Также законопроект предусматривает, что работодатель не вправе направлять в информационную систему ПФР документы и сведения, «составляющие в соответствии с законодательством государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну».

Как в таком случае будет формироваться «трудовая история» работающих в оборонной и иных секретных отраслях, не поясняется.

А судебная практика свидетельствует, что к категории тайны относятся в том числе и персональные данные, что исключает отправку данных о любых сотрудниках.

Одновременно ожидается существенная модернизация информационной системы ПФР, но источник финансирования таких работ не определен.

Пенсионные мытарства

Переход на электронную систему учета трудовой деятельности призван предупредить мошенничество с получением пенсий. Экономическая выгода от этого может многократно превысить организационно-технические расходы на проведение реформы.

Данные из трудовой книжки и сегодня сверяются с данными персонифицированного учета, которые работодатели сдают с 1997 года. При обнаружении расхождений чиновники ПФР чаще всего отказываются признавать указанные в «трудовой» места работы.

Ведь по закону в страховой стаж включаются только периоды работы или иной деятельности, за которые начислялись и уплачивались страховые взносы. Трудовые книжки формально могут оцениваться, только когда гражданин еще не зарегистрировался в ПФР (получил СНИЛС), то есть поступил на работу до 1997 года.

В то же время Конституционный суд России еще в 2007 году указал, что невыполнение работодателями (страхователями) требований об персонифицированном учете само по себе не может служить основанием для отказа гражданину в реализации его права на пенсионное обеспечение. К такому же выводу пришел Верховный суд России, разрешив служителям Фемиды удовлетворять требования граждан о перерасчете пенсии с учетом периодов, за которые не были уплачены страховые взносы.

Судебная практика пока остается противоречивой.

Так, ПФР отказалось включать в страховой стаж петербуржца Андрея Фоминых более пяти лет, которые он проработал в ООО «Фирма «Виллози» – за этот период (1998-2004 годы) компания не представляла сведений и не платила за такого работника страховые взносы. Суд удовлетворилиск пенсионера, сочтя трудовую книжку и выданную работодателем справку достаточным доказательством работы.

Аналогичное решение принял и Кемеровский областной суд, обязав ПФР пересчитать пенсию Татьяны Озеровой, включить в страховой стаж периоды ее работы в ООО «Каравай», «Карма» и «Базис». Эти компании не предоставляли персонифицированных сведений и не сдавали личные дела сотрудников на хранение в муниципальный архив.

За истечением срока хранения отчетности фискальное ведомство также не смогло подтвердить или опровергнуть информацию об уплате ими налогов. «Указанные периоды работы подтверждаются записями трудовой книжкой, заверены печатью, достоверность данных записей ответчиком не оспаривается.

При этом непредоставление работодателем сведений о работе, факта уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ не может повлечь для истца негативных последствий», – заключил суд.

С другой стороны, фальсификация записей в трудовой книжке является мошенничеством и карается вплоть до десяти лет лишения свободы.

Так, представив подложные документы о работе на Крайнем Севере, сорочанка Акимова смогла досрочно получить пенсию и причинить ПФР ущерб на почти полмиллиона рублей.

В мошенничестве обвинили и жителя Ставрополья Пака. В ходе следствия выяснилось, что по его просьбе должностные лица овцесовхоза «Урожайненский» внесли в трудовую книжку заведомо ложную запись о работе. Уголовное дело было прекращено по амнистии, однако суд взыскал с лжепенсионера причиненный ПФР ущерб в размере 386 тысяч рублей.

Справка

По данным Пенсионного фонда России, в системе обязательного пенсионного страхования застраховано 153,8 млн человек и 5,3 млн работодателей.

Екатерина Федюнина, директор по персоналу банка «Восточный»

Внедрение электронной трудовой книжки, на наш взгляд, необходимо, но должно быть обдуманным и поэтапным.

Есть опасение потери информации, и если по каким-то причинам сервера с данными выйдут из строя, восстановить данные будет неоткуда.

Также, возможно, на каждого сотрудника придется получать специальную квалифицированную электронную подпись, переводить данные с бумажных носителей в электронный вид и так далее.

Однако очевидны плюсы – это минимум бумажной волокиты. Создание единой базы данных, в которую мы будем вносить записи о приеме, переводе и увольнении сотрудников.

Работник самостоятельно сможет отслеживать свою трудовую деятельность – например, в личном кабинете, в связи, с чем снижается риск утери бланка трудовой книжки.

Работодателям не придется оборудовать помещения для их хранения, вести журналы учета, исчезнет проблема ошибок в заполнении.

Игорь Скрипка, председатель Московской коллегии адвокатов «Скрипка, Леонов и партнеры»

Наличие бумажных трудовых книжек часто создает определенные проблемы как для сотрудников, так и работодателей. Переход на электронный вариант, конечно, является большим плюсом.

Не нужно проверять, где ранее работал сотрудник, не исчезли ли данные по увольнению по какой-то статье или о дисциплинарных взысканиях.

К тому же сейчас можно держать при себе хоть дюжину бумажных «трудовых», а электронный формат сделает ее единой.

С другой стороны, предложенная реформа может оказаться накладной, если для внесения записей в электронные книжки компании обяжут покупать доступы к каким-либо базам данных.

Не ясно также, будет ли информация перепроверяться тем же ПФР, в который отчисляются страховые взносы.

И не появятся ли люди, которые никогда не работали, но внезапно получили электронные трудовые книжки со стажем 20-30 лет?

Евгений Полубояров, эксперт по кадровому аудиту компании «Кадриум»

В то же время исключается риск мошенничества при трудоустройстве, так как работодатель сможет запросить трудовую историю кандидата. У самого работников трудовая книжка никогда не потеряется и не повредится.

При исчезновении или банкротстве работодателя и пропаже вместе с ним документов (такое встречается) не возникнет проблем с восстановлением сведений о работе и подтверждением трудового стажа. Упрощается вопрос официального трудоустройства удаленных работников.

Работодатели смогут не покупать сейфы для хранения трудовых книжек и снизить затраты на ведение кадрового учета.

Сергей Елин, руководитель аудиторско-консалтинговой компании «АИП»

С точки зрения работодателя, нужно делать трудовые книжки в электронном виде.

Вместе с тем компании обяжут ежемесячно сдавать информацию о трудовой деятельности работника в отдельной форме. Вводить такую дополнительную отчетность – это бюрократизация и лишний документооборот как для бизнеса, так и для обрабатывающих эту информацию органов. Гораздо рациональнее было бы включить соответствующие данные в уже имеющуюся форму о страховых взносах.

Ирина Семина, директор по персоналу АО «НПФ Согласие»

В целом реформа несет положительный эффект как для граждан, так и для предприятий и государства. Облегчатся и ускоряются проверки и учет, происходит «обеление» трудовых процессов, снимается проблема по восстановлению утерянных книжек, дальнейшему оформлению пенсий и многое другое.

В то же время возникает несколько вопросов. В том числе – создание и ведение корректной единой базы трудовых книжек, проверки кадровыми службами и службами безопасности предыдущих мест работы соискателей и так далее. Реализация такого проекта потребует длительного тестового периода и средств.

Для работодателя важно решить вопрос клиентского программного обеспечения. Оно должно быть интуитивно понятно кадровикам разного уровня и легко интегрироваться с текущими HR-системами предприятий. Перестройка привычных процессов всегда вызывает массу вопросов.

Ксения Поплавская, HR-директор сети World Gym в России

В качестве аналогии можно привести пример введения личных электронных налоговых кабинетов или электронных дневников в школах, что вызвало большое недовольство и шквал негативных комментариев.

Но постепенно оказалось, что это достаточно удобно для всех сторон процесса.

АПИ (Агентство правовой информации)

Источник: https://www.pencioner.ru/news/zakonodatelstvo/elektronnye-trudovye-za-i-protiv/

Переход на электронные трудовые книжки: почему это не такая уж и хорошая идея

Мы уже публиковали подробную статью об электронных трудовых книжках. Большинство наших экспертов-спикеров высказались об инициативе положительно. Однако мы нашли эйчаров, которые считают, что законопроект еще сырой, и компании наверняка столкнутся с трудностями при переходе.

Наталья Чередниченко, эксперт-практик в области трудового законодательства и управления персоналом, консультант по вопросам аудита, оптимизации и автоматизации делопроизводства, преподаватель профильных дисциплин для специалистов кадровых служб и секретарей в БПОУ УР «ИТЭТ»: «Впервые об отказе от ведения трудовых книжек на бумажном носителе заговорили достаточно давно, но тогда инициатива не получила продолжения. На сегодняшний момент вопрос электронных трудовых книжек кажется почти решенным. Но почему-то он не вызывает однозначно положительной реакции.

Начнем с того, что об отказе от бумажного варианта пока речи не идет. Продолжит ли существовать трудовая книжка в привычном формате – выбирать будут сами работники. Некоторые, возможно, добровольно перейдут на цифровой аналог (интересно, как много будет желающих), а те, кто до 1 января 2021 г.

подадут работодателю соответствующее письменное заявление, сохранят трудовую книжку на бумажном носителе. Не совсем понятно, что будет с теми, у кого на эту же дату в принципе не будет работодателя. Или с теми, кто впоследствии примет решение о смене работы.

Об этих категориях законодатели как будто и вовсе забыли.

Те же, кто впервые будут поступать на работу после 1 января 2021 г., автоматически остаются с электронной трудовой книжкой. Зачем нужно было делить людей на тех, у кого есть выбор, и на тех, кто его априори не имеет?

Кроме того, кадровиков ожидает двойной учет. Законодатели обещают специалистам кадровых служб уменьшение бумажного документооборота, но об этом говорить рано.

Пока трудовые продолжат существовать в привычном книжном формате, мы будем вести их на бумаге по старой схеме – вносить записи, делать копии по просьбе работника, вести журналы учета движения трудовых книжек, писать письма работникам, если они не получат при увольнении свой основной документ о стаже.

Но одновременно с этим у специалистов кадровых службпоявятся дополнительные обязанности.

Во-первых, отчетность в ПФР.

Страхователь с численностью 25 и более работников за отчетный период представляет указанные сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (согласно Федеральному Закону от 06.04.

2011 N 63-ФЗ, она является регламентированным государством видом подписи и используется для сдачи отчетности в контролирующие органы, позволяет работать с государственными электронными системами, применяется участниками электронного документооборота внутри своей компании или с внешними организациями).  

Сложностей не должно быть у работодателей, которые уже отчитываются таким способом – им нужно будет только позаботиться об обновлении используемой программы. Послабления есть для тех компаний, где численность работников не превышает 25 человек – они смогут выбрать, как передавать информацию: в бумажном или электронном виде. В связи с этим также возникают вопросы:

• Что именно собирается тестировать ПФР в следующем году, если в пояснениях к законопроекту утверждается, что сведения поступают в систему персонифицированного учета давно, все у них замечательно и их сохранность данных полностью обеспечена?
• С какой целью устанавливаются такие короткие сроки, начиная с 2021 года, и что делать тем работодателям, у кого числится более 25 человек, но кто будет технически не готов, потому что живет в отдаленном регионе, где есть проблемы с интернетом?

Во-вторых, предполагается, что работодатель будет обязан выдавать работнику, выбравшему электронный формат трудовой книжки, заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности за период работы у него на бумажном носителе.

Делать это надо будет по просьбе работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, а также в день увольнения. Если в день прекращения трудовых отношений не получится выдать сведения, придется отправлять их по почте. За несоблюдение – административная ответственность. На деле же это сродни копии бумажной трудовой книжки.

Возникает вопрос: для чего вменять в обязанность работодателя то, что работник самостоятельно сможет запросить бесплатно в ПФР в любое время?

В-третьих, не совсем понятно, как работники кадровых служб будут проверять «трудовую историю» работника. Если раньше можно было просмотреть от корки до корки бумажную трудовую книжку, обратить внимание на причины увольнения, то сейчас неясно, получим ли мы всю необходимую информацию, и не потребуется ли для этого писать запросы в ПФР, предварительно заручившись согласием работника.

И, наконец, специалистам кадровых служб на протяжении 2020 года придется провести масштабную подготовительную работу.

Хочу пояснить, я не против электронных трудовых книжек – действительно, станет меньше ошибок в записях о трудовом стаже, которые сейчас мы наблюдаем в бумажном формате. Но не думаю, что все будет легко и просто, и что прямо сейчас кадровикам нужно начинать радоваться отмене бумажных трудовых книжек – об этом еще рано говорить.

Я была бы лучше настроена, если бы бумажные трудовые отменили сразу и для всех.

Но законодатели берут переходный период, они дают работникам, у которых сейчас есть бумажная книжка, право выбирать, в каком формате те хотят ее иметь – зачем? Сейчас все работники поделятся на три категории: те, кто останутся с бумагой; те, кто откажутся от бумаги и перейдут на цифру; и те, кто вообще не будет иметь право выбора (младшее поколение).

Согласна с мнением Натальи Чередниченко и Анастасия Новоселова, независимый HR-консультант с 15-летним опытом работы в российских и международных компаниях: «Действительно, в самом законодательном проекте есть заковырка, которая будет затруднять оцифровку.

По заявлению сотрудника работодатели все равно будут вынуждены вести бумажную трудовую книжку. То есть переход к оцифровке будет частичным, особенно если мы говорим о людях старшего поколения, которые не очень доверяют цифровым технологиям.

Итак, это будет двойная работа для кадровиков.

А еще возрастает необходимость бороться с подделками, в электронном виде они будут процветать. Если раньше в бумажной трудовой необходима была печать организации, то теперь риск цифровых подделок возрастает. Организациям необходимо будет вырабатывать собственные методы и средства, чтобы проверять подлинность электронных цифровых книжек.

Переход на электронную систему займет длительное время. Быстро это получится только с людьми, у которых всего одно-два места работы. У остальных опыт частично будет отражен в бумажной трудовой, частично оцифрован, и каким образом с этим работать (и особенно подтверждать стаж) – пока непонятно. Этот механизм еще не выработан. Существует и риск потери определенного рабочего стажа.

Сегодняшние российские трудовые книжки – это, конечно, анахронизм, но механизм действия электронных книжек нужно серьезно дорабатывать при помощи эйчаров-практиков, а не чиновников или законодателей».

Источник: https://worki.ru/blog/pieriekhod-na-eliektronnyie-trudovyie-knizhki-pochiemu-eto-nie-takaia-uzh-i-khoroshaia-idieia/